Организация и управление подразделением Информационное обеспечение

Организационная информация:

- Вид деятельности, продукция подразделения, задачи, функции (бизнес-процессы по деятельности и производству продукции, управлению), показатели результатов деятельности - положение о подразделении.

- Схема организационной структуры: внутриструктурные подразделения, подчиненность, количество центров, уровней управления – положение о подразделении.

- Задачи, функции, взаимодействие, показатели деятельности подразделения и его внутриструктурных подразделений – положение о подразделении.

- Сложность труда (в процессах): технологические карты, квалификационные справочники, нормативы и т.п. в штатное расписание.

- Внешние и внутренние стандарты, регулирующие деятельность подразделения – положение о подразделении.

- Профессионально-квалификационная структура – штатное расписание:

А. Численность подразделения. Количество вакансий.

Б. Численность по профессиям, должностям и квалификации, в том числе руководителей, специалистов, исполнителей, рабочих. Численность сертифицированных работников, если нужно.

В. Численность по формам оплаты: сдельная, повременная и другие.

Г. Текучесть кадров.

Д.Параметры персонала: возраст, образование, стаж, пол.

- Информация по рабочим местам: количество помещений (метраж, назначение, площадь на одно рабочее место); кол-во и вид рабочих мест, оснащенность  по профессиональному назначению; спецоценка условий труда.

- Основные средства (износ физический и моральный), инфраструктура (сети и прочее), материалы, инвентарь и инструмент, необходимые услуги и работы со стороны и другие ресурсы.

- Информация по повышению квалификации: кто, как, когда, где, чему, отдача (практическое использование), удельный вес обученных к общей численности, в том числе по категориям.

- Нарушения законодательства, производственной (качество продукции), технологической, трудовой дисциплины, охраны труда, правил безопасности, положения о подразделении и других нормативных актов и регламентов внешних и внутренних.

- Выполнение поручений сверх плана, обязательств по договорам и т.п.

- Инициатива, активность  подразделения: рационализаторские и другие предложения, внедрение инноваций.

- Ключевые сотрудники.Кадровый резерв.

- Уровень компетенций персонала: оценка, аттестация.

- Качество отношений с внешними и внутренними заказчиками продукции и поставщиками подразделения (претензии, штрафы, срывы сроков и другие факторы качества).

Управленческая информация:

- Календарный план рабочего времени. Трудовая мощность.

- Использование рабочего времени, потери по видам и в целом. Дополнительные характеристики рабочего времени: сменность, сверхурочные часы, работа  в выходные дни, другие показатели рабочего времени в сравнении с трудоемкостью продукции.

- План работы:

1) количество, качество, стоимость продукции;

2) действия по задачам и функциям;

3) мероприятия по планам предприятия, поручениям;

4) план-графики, сроки;

5)нормированная (нормативная) трудоемкостьработ по положению о подразделении и другим порученным работам;

6) др. аспекты планирования от специфики подразделений.

- Бюджет затрат ресурсов.

- План по труду:

1) численность;

2) фонд оплаты труда (постоянный, переменный, средняя заработная плата);

3) производительность труда в подразделениях, в которых она может быть подсчитана;

3) соотношение роста производительности труда и роста средней заработной платы;

4)другие показатели эффективности подразделения (в том числе для стимулирования).

- Маркетинг  развития деятельности, инноваций, кадров.

- Отчетность по деятельности: своевременность, правильность, установленная полнота по объему информации.

- Контроль: деятельности по направлению, недопущение отрицательных событий, результатов, последствий; ключевых показателей эффективности.

- Анализ деятельности и результатов – причины: положительных и отрицательных достижений; SWOT анализ деятельности; уровень выполнения показателей эффективности подразделения.

- Стимулирование за высокие достижения: кого, как, сколько, когда.

Основные параметры и оценочные показатели работы подразделения (уточняются в зависимости от вида деятельности подразделения, специфики предприятия и других факторов):

Организационные:

1.       Применение на практике и исполнение организационных документов подразделения: положение о подразделении, должностные инструкции, штатное расписание, стандарты по направлению и другие. Отсутствие претензий со стороны руководства, контрольных органов, потребителей продукции по выполнению задач, функций, обязательств.

2.       Организация (инжиниринг) процессов, осуществляемых в подразделении.Определены и формализованы: основные бизнес-процессы; их вход – выход; технология; факторы результативности; необходимые и достаточные ресурсы; содержание, сложность, трудоемкость труда; показатели результативности.

3.       Общее количество рабочих мест, в том числе по спецоценке условий труда.

4.       Количество обученных работников за период, Удельный вес обученных в общей численности подразделения.

5.       Перечень основных средств, инструментов по учету. Износ физический и моральный.

6.       Нормативы использования расходных средств.

7.       Деловая активность – количество поданных и внедренных предложений по совершенствованию деятельности предприятия и подразделения.

8.       Количество нарушений производственной, технологической, трудовой дисциплины, требований по охране труда.

9.       Показатель текучести кадров.

10.   Показатель исполнительской дисциплины – количество выполненных мероприятий, поручений в срок в общем количестве порученных, вмененных положением о подразделении.

11.   Наличие претензий со стороны заказчиков и поставщиков, внешних и внутренних к работам,  продукции подразделения.

12.   Своевременность, правильность оформления документации и предоставления установленной отчетности (отсутствие случаев нарушений).

13.   Факты отрицательных событий, нарушений в деятельности (акты ревизий, аудита, травм и прочее).

14.   Количество программ (проектов) по внедрению инноваций.

Управленческие:

1.       Продукция (если измеряется): количество, качество, стоимость. Объем работ по трудоемкости (нормо-часы).

2.       Использование трудовой мощности – фактически отработанное работниками время к плановому. Показатели использования рабочего времени по потерям, видам отработанного времени и другим показателям.

3.       Численность подразделения, в том числе по категориям: плановая, фактическая.

4.       Производительность труда (выработка) по выбранному показателю продукции или объему работ по отношению к численности или отработанному времени.

5.       Фонд оплаты труда, средняя заработная плата: плановый, фактический.

6.       Выполнение плана работ.

7.       Выполнение бюджета по затратам ресурсов.

8.       Выполнение показателей эффективности работы подразделения.

Способы работы с показателями:
- Анализ (разделение по элементам, факторам) показателей.
- Динамика показателей.
- Сравнимость показателей. Использование признанных алгоритмов.
- Сравнение с планом, фактом, нормативами, рынком. Отклонения с причинами.
- Совершенствование и изменяемость в зависимости от стратегии, тактики, других факторов.

Анализ информации и показателей – выводы, из выводов предложения по совершенствованию организации, управления, труда, деятельности

Главный смысл, как писал П. Друкер – не наличие показателей, количество показателей, то есть данных, а выбор правильных индикаторов, мастерство, искусство анализа и синтеза данных в информацию, необходимую и полезную (релевантную) для решений и действий. Недостаточно иметь индикаторную панель, нужно правильно и умело применять ее для результативности и эффективности!