вторник, 26 марта 2013 г.

Как организовать внутренний контроль на предприятии Структура и содержание внутреннего контроля



Деятельность должна быть организована и управляема для достижения производительности усилий, результативности и эффективности.
Управление направляет, координирует, оптимизирует деятельность посредством планирования, обеспечения информацией, контроля, руководящих воздействий.
Тем самым, контроль является неотъемлемой частью управления, одной из важнейших функций деятельности.
«Не наблюдать за работниками - значит оставить им открытым свой кошелек».  Бенджамин Франклин
Рассмотрим ответ на вопрос - как организовать внутренний контроль на предприятии?
Содержание статьи:
1.    Роль и значение контроля в управлении
2.    Структура и содержание контроля
3.    Технология проектирования системы контроля
4.    Процесс контроля в деятельности
5.    Внутренний аудит
6.    Ревизия

Роль и значение внутреннего контроля в управлении
Контроль  -  наблюдение  и  проверка, часть системы управления деятельностью.
Контроль представляет собой активное слежение за исполнением принятых решений, управляющих воздействий, за результатами, эффективностью, а также за соблюдением законов, правил, норм  хозяйственной деятельности. Контроль реализует обратную связь в управлении.
Цель контроля - обеспечить выполнение принятых решений посредством рациональных действий, направленных на эффективное достижение поставленных целей, намеченных результатов.
П. Друкер – Сущность контроля затрат состоит не в сокращении затрат, а в их предотвращении.
Основные задачи контроля: 
-    Сохранение и эффективное использование ресурсов.
-    Снижение рисков в различных областях деятельности.
-    Оптимизация затрат ресурсов.
-    Предупреждение отрицательных результатов. Корректировка решений и действий для повышения эффективности.
-    Достоверность информации о деятельности. 
-    Соблюдение законодательства РФ.
-    Исполнение организационных сnандартов: технологий бизнес-процессов, прав и ответственности центров управления, сотрудников, требований корпоративных стандартов,  решений руководящих органов управления и других.
-    Выполнение управленческих стандартов: планов, бюджетов, показателей, полнота и качество  информации, обоснованность решений, действий, мотивации.
-    Своевременная адаптация организации к изменениям во внутренней и внешней среде.
-    Выявление возможностей, угроз, сильных и слабых сторон деятельности, резервов развития.

Структура и содержание системы внутреннего контроля
Кто организует внутренний контроль (субъекты): высшие органы управления (владельцы предприятия), исполнительный орган (единоличный или коллективный).
На основании чего организуется контроль: законодательство, нормативные акты РФ, Устав,  стратегия, организационная система, информационные стандарты (РСБУ, МСФО), стандарты качества менеджмента (ISO 9000, 19001), система управления деятельностью. 
Организационная система: организационная структура, технологии бизнес-процессов, организация труда, система корпоративных стандартов, система ресурсов.
Система управления деятельностью: система планирования и бюджетирования, система измерения и оценки (комплексные показатели), информационная система,  система оперативного управления.
Подробнее о системах организации и управления смотри статьи «Модель организации бизнеса», «Модель управления бизнесом».
    Уровни внутреннего контроля:
1.    Высшие органы управления контролируют: выполнение стратегии предприятия, общие результаты деятельности, решения и действия исполнительной дирекции.
2.    Исполнительная дирекция контролирует: деятельность предприятия в целом, общие результаты, деятельность и результаты подразделений.
3.    Руководители подразделений контролируют свою деятельность и результаты, труд сотрудников.
Организационные формы внутреннего контроля:
-    Структурный контроль – осуществляется высшими органами управления, функциональными подразделениями (бухгалтерия, плановый, финансовый  отделы, отдел кадров и другими), и центрами управления (коммерческими, производственными и другими подразделениями).
-    Функциональный контроль – осуществляется специализированным подразделением.
-    Структурно – функциональный контроль – синтезированная форма, включающая структурный и функциональный контроль.
 Факторы на выбор организационной формы:
-    Вид и масштабы деятельности.
-    Размер предприятия: крупное, среднее, малое.
-    Задачи перед контролем.
-    Организационно – правовая форма предприятия (акционерное общество, учреждение и прочие).
-    Законодательные и нормативные акты, регулирующие контрольные функции.
Принципы контроля:
    Целевая направленность.
    Комплексность.
    Системность.
    Постоянство.
    Конкретность, точность.
    Объективность.
    Существенность.
    Рациональность.
Содержание (функции) контроля:
1.    Предотвращение отрицательных последствий решений и действий.
2.    Проверка качества информации в соответствии с требованиями стандартов.
3.    Наблюдение и проверка выполнения решений и действий, соответствия их организационным и управленческим стандартам.
4.    Анализ показателей результативности и эффективности, выявление резервов развития.
5.    Предложения по совершенствованию деятельности в целом и отдельных направлений.
Типы контроля: внешний (государственный и аудит) и внутренний (контроль и ревизия).
Виды внутреннего контроля:
    По стадиям проведения: предварительный, текущий (оперативный), заключительный.
Предварительный контроль осуществляется до принятия решения, начала действий.
Текущий контроль производится от начала деятельности до момента получения результата. Его цель – вовремя обнаружить отклонения от намеченных планов и нормативов.
Заключительный контроль осуществляется после выполнению какого-либо решения, действий.
    По формам: обязательный, инициативный.
    По отношению к объектам контроля: зависимый (осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса), независимый (аудит, ревизия, контроль лицами, независящими от процесса).
    По объектам: контроль отдельных объектов, комплексный (системный) контроль.
    По функциям управления: организационный, управленческий, технический, финансовый, кадровый, юридический, по безопасности и другим функциям.
    По уровням управления: стратегический, текущий, оперативный.
    По технологическим уровням: входной, процессный, выходной.
    По полноте охвата: сплошной, выборочный.
    По периодам проведения: постоянный, периодический.
    Объекты контроля.

Объекты контроля
Почему нужен контроль
Что контролируется
Стратегия
Главный документ по направлению развития. Невыполнение может привести к отрицательным результатам деятельности
Параметры стратегии
(смотри «Модель разработки стратегии реализации целей»).
Отчетность
Тактика: организация деятельности, управление
Системы организации и управления – главный инструмент реализации стратегии, во многом определяющий результативность и эффективность деятельности
Функционирование систем в соответствии с корпоративными стандартами.
Бизнес-процессы.
Показатели уровня организации и управления (смотри «Как оценить уровень организации и управления»)
Отчетность.
Правовая деятельность – соблюдение законодательства, выполнение договоров и т.д.
Соблюдение законодательства, выполнение договоров обеспечивают функционирование предприятия,   снижает риски, предотвращает убытки
Документы.
Сделки.
Отчетность.

Ресурсы (активы, пассивы, доходы, затраты, прибыль)
Средства реализации деятельности, получения доходов
Решения  по привлечению ресурсов.
Показатели результативности и эффективности деятельности
(смотри «Потенциал бизнеса. Как измерить и оценить» , «Модель управления ресурсами», «Формирование активов компании», «Активы-пассивы, доходы – расходы, прибыль», «Технология оптимизации себестоимости»).
Ценообразование.
Себестоимость.
Документы.
Учет и отчетность.
Продукция
Является результатом деятельности, обеспечивает получение доходов
Количество продукции.
Качество продукции.
Себестоимость.
Учет и отчетность.
Документы.
Труд и кадры
Кадры и труд – определяющие факторы результативности и эффективности
Кадровый учет и отчетность.
Документы.
Показатели по труду и кадрам  (смотри «Показатели результативности кадровых ресурсов»).
Информация
Ресурс, обеспечивающий принятие и выполнение решений
Обязательное условие деятельности в обществе
Документы.
Бухгалтерский учет и отчетность.
Налоговый учет и отчетность.
Управленческий учет и отчетность.
Исполнительная дирекция
Выполнение стратегии, утвержденной вышестоящим органом
Предупреждение отрицательных последствий, злоупотреблений
Совершенствование и развитие деятельности
Документы.
Отчетность.
Показатели результативности и эффективности (смотри «Факторы и показатели оптимизации потенциала бизнеса»).
Подразделения и сотрудники
Предупреждение отрицательных последствий, злоупотреблений Совершенствование и развитие деятельности
Соблюдение корпоративных стандартов
Документы.
Отчетность.
Показатели деятельности подразделений и сотрудников.
Результаты деятельности
Смысл существования предприятия
Совершенствование и развитие деятельности

Отчетность.
Показатели результативности и эффективности (смотри «Оптимизация бизнеса на основании оценки потенциала»).




     
   
    Способы контроля:
1.    Логика: причины – следствия, индукция, дедукция.
2.    Моделирование.
3.    Планирование и бюджетирование.
4.    Нормирование.
5.    Сбор и обработка информации.
6.    Анализ: факторный, системный, финансовый, информационный и другие виды. Синтез.
7.    Измерение и оценка.
8.    Аудит – внешняя независимая проверка. Экспертиза, консультации.
Методы контроля:
    Согласование решений, действий, проектов документов.
    Обследование – изучение и оценка объектов контроля.
    Наблюдение — постоянные или периодические измерения каких-либо свойств объекта.
    Инвентаризация – сопоставление данных учета и фактического состояния объекта.
    Проверка – сопоставление (сравнение) реального положения объекта соответствию нормативам, стандартам, требованиям.
    Ревизия – внутренняя проверка хозяйственной деятельности ревизионной комиссией.
    Бенчмаркинг – метод сравнения с аналогами.
    SWOT анализ: возможности, угрозы, сильные, слабые стороны, риски..
    Математические методы (расчеты, замеры и т.п.).
    Коммуникативные методы: интервью, анкеты, опросы.
    Информационные методы: учетная политика, правила отражения хозяйственных операций и т.д.
    Другие методы.
    Стандарты, используемые в контроле:
1.    Законодательство РФ, международное законодательство.
2.    Российские стандарты бухгалтерского учета (РСБУ).
3.    Международные стандарты финансовой отчетности (МСФО, GAAP).
4.    Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности РФ.
5.    Международные стандарты аудита.
6.    ISO 9000 – российские и международные стандарты качества менеджмента.
7.    ISO 19011:2011 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента».
Информацию о содержании стандартов смотри www.ru.wikipedia.org.

Технология проектирования системы внутреннего контроля (СВК)
    Для осуществления процесса контроля (практических действий), нужно разработать систему контроля. Внутренний контроль строится на системах организации и управления предприятием, как основных инструментах осуществления целенаправленной деятельности.
    Организация СВК должна определять: кто, что, когда, на основании чего, опираясь на что, как осуществляет внутренний контроль.
    Организация СВК предусматривает:
    Определение организационных форм, в рамках которых будет осуществляться контроль. Структурирование деятельности по внутреннему контролю.
    Постановку задач.
    Проектирование процесса внутреннего контроля. Определение параметров контроля.
    Определение ресурсов для решения задач.
    Регламентацию контроля.
    Формализацию контроля.
    Подбор и расстановку кадров.
Технология организации внутреннего контроля:
1.    Проектирование начинается с определения субъектов, которые будут осуществлять внутренний контроль (ВК), согласно уставу предприятия, целей и стратегии развития. Устанавливается структура органов ВК, исходя из факторов выбора (смотри раздел «Структура и содержание ВК»).
Например.
Высший орган управления, собрание акционеров. Орган ВК – комитет по аудиту, ревизионная комиссия.
Исполнительный орган. Орган ВК – при структурной форме (бухгалтерия), при функциональной форме (отдел ВК), при структурно – функциональной форме (отдел ВК плюс функциональные подразделения).
При этом органы ВК первого уровня контролируют исполнительный орган. Возможен вариант с подчинением отдела ВК комитету по аудиту или высшему органу управления.
2.    На основании устава, стратегии и тактики предприятия, руководствуясь законодательными и нормативными требованиями к деятельности предприятия, ставятся конкретные задачи перед органами ВК. Разрабатываются принципы и требования к ВК, с учетом специфики предприятия и деятельности. Комплекс задач приведен выше в разделе «Роль внутреннего контроля».
3.    Руководствуясь задачами, принципами, требованиями, разрабатывается процесс внутреннего контроля. Проектирование процесса включает в себя: функции, объекты, виды, способы и методы, стандарты, технологию операций.
Пример.
Проектирование процесса внутреннего контроля.
Функции  и виды ВК смотри раздел «Структура и содержание ВК».

Объекты
Способы
Методы
Стандарты
Цели и стратегия

Логика
Моделирование
Прогнозирование
Экспертиза, консультации
Согласование
Проверка
Бенчмаркинг
SWOT анализ
Математические методы
ISO 9000

Организация и управление деятельностью
Логика
Моделирование
Нормирование
Сбор и обработка информации
Измерение и оценка
Консультации
Согласование
Наблюдение и обследование
Проверка
Бенчмаркинг
SWOT анализ
Коммуникативные методы
Математические методы
МСФО
ISO 9000
ISO 19011
Право: законодательство, сделки, документы, хозяйственные операции, риски

Моделирование
Сбор и обработка информации
Аудит, консультации
Согласование
Проверка
Ревизия
Математические методы
Информационные методы
РСБУ
МСФО
Стандарты аудита
ISO 19011
Ресурсы (активы, пассивы, доходы, расходы, прибыль)
Моделирование
Планирование
Нормирование
Сбор и обработка информации
Измерение и оценка
Анализ и синтез
Аудит, экспертиза, консультации
Согласование
Наблюдение и обследование
Инвентаризация
Проверка
Ревизия
Бенчмаркинг
SWOT анализ
Коммуникативные методы
Математические методы
Информационные методы
РСБУ
МСФО
Стандарты аудита
ISO 9000
ISO 19011
Труд: организация, условия, кадры
Моделирование
Планирование
Сбор и обработка информации
Измерение и оценка
Анализ и синтез
Аудит, экспертиза
Наблюдение и обследование
Проверка
Бенчмаркинг
SWOT анализ
Коммуникативные методы
Математические методы
Информационные методы
РСБУ
МСФО
Стандарты аудита
ISO 9000
ISO 19011
Информация
Моделирование
Планирование
Сбор и обработка информации
Анализ и синтез
Аудит, консультации
Согласование
Проверка
Ревизия
Коммуникативные методы
Математические методы
Информационные методы
РСБУ
МСФО
Стандарты аудита
ISO 9000
ISO 19011
Продукция
Планирование
Нормирование
Сбор и обработка информации
Измерение и оценка
Анализ и синтез
Экспертиза
Согласование
Наблюдение и обследование
Инвентаризация
Проверка
Ревизия
Бенчмаркинг
SWOT анализ
РСБУ
Стандарты аудита
ISO 9000
ISO 19011
Финансовые и другие показатели результативности и эффективности
Логика
Планирование
Сбор и обработка информации
Измерение и оценка
Анализ и синтез
Аудит
Проверка
Ревизия
Бенчмаркинг
Информационные методы
Математические методы
РСБУ
МСФО
Стандарты аудита


    На основании содержания процесса внутреннего контроля разрабатываются технологические операции контроля по каждому объекту.
Технология  (греч.  искусство,  мастерство)  -  процесс последовательного воздействия на объект посредством труда (операций), способов, методов, средств  для получения заданного продукта для внешнего или внутреннего потребления. Технология операций, как правило, формализуется в технологических картах.
Технологическая карта — это документ, содержащий необходимые сведения, инструкции для персонала, выполняющего технологический процесс или техническое обслуживание объекта. Технологические карты создаются на основании справочников, системы управления качеством (ISO 9000), технологий бизнес-процессов и других нормативных и информационных материалов.
Технологическая карта (ТК) должна содержать ответы на вопросы:
    Какие операции необходимо выполнять.
    В какой последовательности выполняются операции.
    С какой периодичностью необходимо выполнять операции (при повторении операции более одного раза).
    Сколько уходит времени на выполнение каждой операции.
    Какие необходимы инструменты и материалы для выполнения операции.
    Какими актами, стандартами регулируется выполнение процесса.
    Результат выполнения каждой операции.
    Технологии могут использоваться, как собственной разработки, так и заимствованные.
На основании структуры процесса и технологической карты, руководствуясь подсистемой измерений и оценки системы управления деятельностью (система оценочных показателей), устанавливаются параметры для контроля по деятельности в целом, и по отдельным объектам.
Разработка системы показателей осуществляется в стратегии предприятия, например, на основе метода Balanced scorecard (www.ru.wikipedia.org), метода оценки потенциала  (смотри статьи «Потенциал бизнеса. Как измерить и оценить», «Факторы и показатели оптимизации потенциала») или других.
       Например, показатели результативности стратегии, подлежащие контролю:
1.    Объем продаж в натуральном и стоимостном (выручка) измерениях.
2.    Доход – величина экономических выгод в результате поступления активов или погашения обязательств: выручка плюс финансовые операционные доходы плюс внереализационные доходы.
3.    Доля рынка (количество покупателей).
4.    Конкурентные преимущества по товару, по рынку, по ресурсам, по производству, по сбыту.
5.    Изменения в SWOT анализе по внешней среде.
6.    Показатели жизненного цикла.
7.    Рентабельность деятельности и продаж.
8.    Чистый приток денежных средств, дисконтированный приток денежных средств.
9.    Сравнительная динамика выручки и себестоимости.
10.    Показатели по инвестициям: доход, прибыль, срок окупаемости.
Выбор показателей осуществляется, исходя из специфик и особенностей конкретного предприятия.
В разработке системы параметров контроля существенную роль играет информация, поэтому нужна информационная модель.
Информационная политика:
- Требования к информации и принципы ее формирования.
- Виды информации.
- Источники информации.
- Обработка и предоставление информации: способы, методы, средства, сроки.
    Принципы формирования информации:
1.Понятность – информация должна быть доступной для понимания пользователя
2.Уместность – позволяет влиять на принятие решения:
- обеспечивает связь прогноза с фактом;
- существенна.
3.Надежность – исключается наличие существенных ошибок и искажений:
- правдивое представление информации (объективность);
- преобладание сущности над формой;
- нейтральность;
- осмотрительность;
- достаточная полнота для решений.
4.Сопоставимость – возможность сопоставлять информацию за различные периоды и сравнивать отчетность различных компаний.
    Структура информационной системы:
1.    Финансовый учет и отчетность (в том числе налоговый учет и отчетность).
2.    Управленческий учет и отчетность.
3.    Методы измерения и оценки.
4.    Кадровый учет.
5.    Статистический учет.
6.    Налоговый учет.
Пример информационной модели системы контроля.

Параметры контроля
Источники информации
Сроки
Средства обработки информации
По объектам контроля
Финансовый учет и отчетность
Управленческий учет и отчетность
Кадровый учет
Статистический учет
Налоговый учет
Маркетинговая информация

По табелю отчетности и документообороту
Система ERP
Excel

В целом по деятельности


В целом по деятельности           
 
4.    После проектирования процесса, необходимо определить ключевые ресурсы.
    Проектирование ресурсов осуществляется на основании ресурсной стратегии, модели управления ресурсами.
Проектирование ресурсов состоит в определении вида, качества, количества ресурсов для осуществления процесса контроля. Особенностью проектирования ресурсов для контроля является то, что система контроля использует в основном ресурсы общей системы управления. Поэтому важно определить потребность в ресурсах, потом ее интегрировать с общей системой ресурсов предприятия, выделив специфические, как правило, информационные, кадровые, временные, финансовые ресурсы на отклонения. Помнить о принципе рациональности, то есть затраты на контроль не должны превышать пользу и выгоды контроля.
Подробнее о проектировании потребности в ресурсах в статьях «Модель управления ресурсами», «Технология оптимизации себестоимости», «Формирование активов компании», «Активы – пассивы, доходы – расходы, прибыль».
5.    На основании законодательных, нормативных актов, внутренних стандартов организации и управления деятельностью, принципов, требований, проекта процесса ВК разрабатываются регламентирующие документы (стандарты) по внутреннему контролю. Стандарты ВК являются неотъемлемой частью общей системы внутренних стандартов.
    В стандартах (положение, инструкции) отражаются порядок, правила, процедуры ВК.
Положение – свод правил, порядка и процедур.
Инструкция – указание делать что – то.
Правило – установленная обязательность решений, действий.
Порядок – установленная последовательность решений, действий.
Процедура  – установленный порядок ведения, рассмотрения какого – либо дела.
Рекомендуемое содержание стандартов:
1)    Цель (назначение).
2)    Область применения.
3)    Срок действия.
4)    Термины.
5)    База для разработки.
6)    Описание методики.
7)    Ответственность.
8)    Внесение изменений.
    Состав документов по ВК (чаще всего встречающийся):
•    Положение о внутреннем контроле, ревизии.
•    Положение об отделе внутреннего контроля. Положение о ревизионной комиссии.
•    Стандарты по качеству менеджмента.
6.    На базе проектирования системы ВК (этапы 1 – 5), формализуется процесс ВК в организационной структуре предприятия. Это производится в двух основных направлениях: функциональном и структурном. В функциональном направлении (при создании отдела ВК), посредством положений об отделе ВК, ревизионной комиссии. В структурном направлении, обязанности по контрольным процедурам, предоставлению информации, взаимодействию, вносятся в положения о функциональных подразделениях управления (бухгалтерия, кадры и т.д.) и о других подразделениях.

    Рекомендуемая форма положения об отделе внутреннего контроля.

1.Общие положения.
·                   Основание для создания – организационная структура.
·                   Роль и назначение для реализации стратегических целей.
·                   Подчинение.
·                   Создание, реорганизация, ликвидация: кем, как. В каких случаях и как производятся изменения в положения. Где хранится положение.
·                   Порядок назначения и освобождения руководителя.
·                   Структура подразделения утверждается генеральным директором по представлению руководителя, в штатном расписании в соответствии с порядком его утверждения.
·                   Обязанности всех сотрудников устанавливаются должностными инструкциями.
·                   Сотрудники назначаются и освобождаются от должности приказом генерального директора.
·                   На основании чего действует отдел  – внешние и внутренние документы: законодательство, устав, правила внутреннего распорядка и другими стандартами.
2.Функции – виды выполняемой работы в процессах (что делает подразделение).
3.Задачи.
4.Права и полномочия.
5.Обязанности.
Выполнять поставленные задачи.
Взаимодействовать. Рационально использовать ресурсы, обеспечивая эффективность деятельности.
Соблюдать правила, исполнять процедуры и приказы, положения и пр.
Вносить предложения. Повышать квалификацию под уровень требуемого качества.
Обеспечивать эффективность и результативность.
6.Порядок получения и использования ресурсов.
7.Порядок управления персоналом.
8.Порядок взаимодействия с руководством и другими подразделениями, предоставления информации.
9.Ответственность за выполнение задач, функций, прав и обязанностей, использование ресурсов, взаимодействия. Показатели оценки результатов работы подразделения.
10.Мотивация за результативность и эффективность.

На основании положения об отделе ВК разрабатывается штатное расписание отдела и должностные инструкции сотрудников.
 Форма штатного расписания.

Структурное
подразделение
Должность, специальность
Квалификация
(руководитель, ведущий, старший, специалист, исполнитель)
Количество штатных единиц
Тарифная сетка
Оклад
Надбавка


Содержание должностной инструкции:
•    Роль должностной позиции в общих целях, задачах, процессах.
•    Функции, задачи, процессы.
•    Права, обязанности, ответственность.
•    Ресурсы и условия труда.
•    Взаимодействие внутри коллектива подразделения и с другими подразделениями.
•    Показатели труда.
•    Мотивация.
    Подробнее о разработке организационной структуры в статьях «Модель организации бизнеса», «Практика управления кадровыми ресурсами», «Проектирование организационной структуры».
7.    Следующий этап в организации ВК – подбор персонала. 
    В осуществлении функций контроля, ключевое место занимают кадры. У нас принято формировать подразделения ВК специалистами по бухгалтерскому учету и аудиторами. Но обязанности по внутреннему контролю предполагают более широкий аспект компетенций, чем только информационный (смотри виды и объекты контроля). Поэтому в ОВК должны привлекаться специалисты разных профилей: экономисты, финансисты, бухгалтера, технические специалисты, аналитики, синтезаторы (которые владеют разными специальностями) и т.д. Главное, чтобы уровень их квалификации и опыт позволяли в полной мере осуществлять качественный контроль. Их уровень должен быть не ниже уровня функциональных специалистов. И они должны уметь синтезировать информацию по различным объектам, для выводов и предложений! 
Главный смысл, как писал П. Друкер – « не наличие показателей, количество показателей, то есть данных, а выбор правильных индикаторов, мастерство, искусство анализа и синтеза данных в информацию, необходимую и полезную (релевантную) для решений и действий. Недостаточно иметь индикаторную панель, нужно правильно и умело применять ее для результативности и эффективности!»
    То есть возглавлять внутренний контроль должен профессионал способный синтезировать различные направления знаниями и опытом по объектам контроля.
    Подробнее о подборе и выборе персонала смотри статью «Как подбирать и выбирать персонал для организации. Технология подбора персонала».

Процесс контроля деятельности
Бизнес-процесс контроля представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных решений, действий, взаимодействия (труда), в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов система ВК реализуется в решении поставленных задач и получении установленных результатов.
Комплексность подхода к внутреннему контролю – под контролем должны быть все объекты внутреннего контроля в том или ином объеме для полноты действий и балансирования.
Системность похода к внутреннему контролю -  должна применяться совокупность способов методов контроля.
Бизнес-процесс ВК осуществляется через управление, применение системы ВК.
 Управление ВК подразумевает:
1.    Планирование мероприятий по ВК в текущем периоде.
2.    Осуществление оперативного контроля по объектам в реальном времени. Предотвращение негативных моментов в деятельности (последствий).
3.     Получение и формирование информации о деятельности предприятия. Проверку качества информации.
4.    Обработку, формирование и предоставление информации по результатам контроля вышестоящим органам, а также предложений по совершенствованию деятельности.
    Планирование мероприятий осуществляется на основании системы ВК, в соответствии с Положением о внутреннем контроле, до начала текущего года.
           
В соответствии с планом, положением о подразделении ВК, стандартами, каждодневно осуществляются технологические действия по контролю объектов: согласовываются документы, решения и действия, собирается и обрабатывается информация, анализируются показатели деятельности, вносятся предложения по совершенствованию и другие. Действия производятся с помощью средств (способов, методов, инструментов) контроля, руководствуясь: основаниями, положениями о внутреннем контроле, принципами, требованиями, стандартами.

Внутренний контроль: наблюдение, сбор информации, проверка, анализ, аудит, ревизия, предложения по объектам контроля для субъектов.
Процесс наблюдения.
Осуществляется постоянно по объектам контроля.
Способы и методы контроля изложены в таблице Проектирование процесса контроля.
Результат – предотвращение (недопущение) проблем и негативных последствий решений и действий.
Процесс сбора, обработки и проверки информации.
Осуществляется постоянно и периодически по объектам контроля. Посредством видов, способов и методов контроля.
Источники постоянной информации: бухгалтерский учет, управленческий учет, кадровый учет, статистический учет, налоговый учет, планы и бюджеты.
Источники периодической информации – отчетность по всем видам учета, отчетность по планам и бюджетам.
Носители информации: документооборот, автоматизированные средства обработки информации.
Обработка информации производится на основании компетенций, способов, методов, стандартов аудита, посредством инструментов обработки информации (ПО) и заключается в систематизации информации в соответствии с шаблонами.
Осуществляется проверка информации.
Проверка информации:
-    Полнота отражения хозяйственных операций в информационной системе по документам, инвентаризациям, аналитике и другим фактам хозяйственной деятельности.
-    Проверка правильности отражения информации в информационной системе в соответствии с законодательством,  стандартами учета, учетной политикой, содержанием операций по документам, методам оценки и другим основаниям.
-    Проверка правильности составления отчетности по информации.
Основные методы проверки: внутренний контроль (постоянный), внутренний аудит (периодический), ревизия (по результатам деятельности за год).
При проверке анализируются ошибки, нарушения, отклонения. Устанавливаются причины.
Результат – оценка качества информации, рекомендации по устранению причин искажения информации, подтверждение полноты и правильности информации.
Процесс анализа информации.
    Анализ  — операция мысленного или реального расчленения целого (вещи, свойства, процесса или отношения между предметами) на составные части, выполняемая в процессе познания или предметно-практической деятельности человека.
    Метод анализа позволяет получить необходимую информацию о структуре объекта исследования, а также выделить из общей массы фактов те, которые непосредственно относятся к рассматриваемому вопросу.
    Синтез — это соединение элементов изучаемого объекта в единое целое.
Системы контроля и анализа взаимодополняемые системы, служащие для предотвращения отрицательных  результатов деятельности.
Назначение анализа: выявлять возможности, угрозы, сильные и слабые стороны деятельности для синтеза усилий на обеспечение наиболее рациональных действий, направленных на эффективное достижение поставленных целей, намеченных результатов.
     Принципы анализа:
    Принцип  единства  анализа  и  синтеза.
    Выделение  и  ранжирование  факторов,  влияющих  на  показатели  достижения  целей.
    Сопоставимость  вариантов  анализа  по  объему,  качеству,  срокам,  риску,  методам  получения  информации.
    Оперативность,  надежность,  своевременность.
    Количественная, качественная и стоимостная  определенность.
    Основные виды анализа: экономический, ресурсный, организационный, управленческий, кадровый, финансовый и другие.
Экономический анализ: макроэкономический (влияние общеэкономической внешней среды), микроэкономический (влияние внешней среды: рынок, отрасль и другие среды), внутриэкономический (товар: разработка, производство, продажа).
Ресурсный анализ: влияние ресурсов на деятельность – каждого и в комплексе.
Организационный анализ – влияние организации на результативность и эффективность деятельности.
Управленческий анализ – влияние управления на результативность и эффективность деятельности.
Кадровый анализ – влияние кадров на производительность труда.
Финансовый анализ – анализ финансовых результатов деятельности.
    Анализ осуществляется на основании целей, стратегии, системы управления реализацией стратегии, корпоративных стандартов, системе измерения и оценки деятельности, технологий бизнес-процессов, организационной структуры, системы планирования, системы информации, системы контроля, бенчмаркинге.
Анализ позволяет рассмотреть существенные частности в объектах управления, которые определяют результативность и эффективность деятельности в целом. Анализ производится не только для понимания сущности и структуры процессов, событий, но главное, для синтеза составных частей в более эффективное целое. То есть, когда путем анализа частности достаточно изучены, насту¬пает следующая стадия  — синтез, объединение в единое целое расчлененных анализом элементов.
Цель анализа – синтез новых возможностей.
Анализ фиксирует в ос¬новном то специфическое, что отличает части друг от друга. Синтез обеспечивает взаимодействие частей в единое целое.
    Содержание анализа:
    Постановка конкретных задач анализа.
    Определение объектов анализа. Показателей результативности и эффективности.
    Установление причинно-следственных связей.
    Выявление и оценка существенных факторов, влияющих на результаты, выбранными методами.
    Выработка путей оптимизации факторов.
    Определение способов синтеза факторов.
Объекты анализа - результативность и эффективность деятельности в целом, в том числе:
-    системы организации деятельности;
-    системы управления деятельностью;
-    бизнес-процессы;
-    ресурсы;
-    труд и кадры;
-    центры управления и сотрудники;
-    другие по выбору предприятия.
    Анализ производится на основании факторов и ключевых оценочных показателей. Подробнее смотри статью «Потенциал бизнеса. Как измерить и оценить».
Документы по анализу:
•    Порядок проведения анализа ключевых показателей управления.
•    Методология анализа финансово – хозяйственной деятельности.
    В системе анализа используются методы:
    Метод дедукции – рассуждение от общего к частному (анализ).
    Метод индукции – рассуждение от частного к общему (синтез).
    Диалектический метод – предполагает изучение процессов и явлений в становлении, движении, развитии, изменении.
    Математического программирования.
    SWOT анализ.
    Case технологии (Computer Aided System/Software Engineering). Структурный анализ.
    Финансовый анализ.
    Международные и российские стандарты аудита.
    Системный анализ.
    Факторный анализ.
    Другие виды анализа.

Внутренний аудит.
    Ауди́т (от лат. audit — слушает) — процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта. Чаще всего термин употребляется применительно к проверке бухгалтерской отчётности организаций с целью выражения мнения о её достоверности.
     Подробнее об аудите смотри www.ru.wikipedia.org.
    Внутренний аудит — применяемая внутри предприятия процедура оценки деятельности предприятия, системы, процесса, проекта, продукта (www.ru.wikipedia.org).
Внутренний аудит может проводиться самостоятельно – органами внутреннего контроля и (или) сторонней организацией.
Внутренний аудит осуществляется по инициативе высшего органа управления (ВОУ), исполнительного органа управления. Может быть обязательным, если это установлено решением ВОУ, либо инициативным.
Главное условие – независимость от проверяемого лица.
Целями внутреннего аудита могут являться:
    Проверка правильности и достоверности управленческого учета и отчетности.
    Оценка уровня управления объектами внутреннего контроля (смотри раздел «Структура и содержание внутреннего контроля) или отдельных элементов.
    Выявление резервов результативности и эффективности, совершенствования и развития деятельности.
Внутренний аудит проводится, руководствуясь стандартами внутреннего контроля (смотри раздел «Структура и содержание внутреннего контроля»), на основании задания инициатора, Устава, корпоративных стандартов и других документов предприятия.
Результат внутреннего аудита – отчет аудитора.
    Ревизия.
    Ревизия  - документальная проверка правильности бухгалтерской, управленческой отчётности с целью выражения мнения о её достоверности  за определённый период времени, а также законности действий, то есть соответствия их законодательству и корпоративным стандартам.
Под документальной ревизией понимают систему контрольных действий по проверке законности и обоснованности хозяйственных операций ревизуемой организации, правильности их отражения в бухгалтерском учёте и отчётности. Методы финансового контроля — это приёмы исследования учётной документации и получения фактических данных, применяемые работниками контрольно-ревизионных органов и служб с целью выявления доказательной информации(www.ru.wikipedia.org).
Ревизия может проводиться самостоятельно – органами внутреннего контроля, бухгалтерией и (или) сторонней ревизионной комиссией, назначаемой ВОУ. В акционерных обществах, ревизионные комиссии обязательны, их деятельность регулируется уставом и положением о ревизионной комиссии. В других формах предприятий существование и деятельность ревизии регулируется ВОУ.
Целями ревизии могут являться:
    Проверка соблюдения законодательства и корпоративных стандартов.
    Оценка организации системы учета: учетная политика, документооборот, программное обеспечение и другие составляющие системы информации.
    Проверка правильности и достоверности бухгалтерского, налогового  учета и отчетности.
    Оценка уровня организации финансовой системы и внутреннего контроля.
    Проверка наличия имущества, обеспечения его сохранности и целевого использования.
    Проверка отдельных фактов хозяйственной деятельности по заданию.
    Разработка предложений и рекомендаций по улучшению ведения бухгалтерского учета, внутреннего контроля и работы предприятия в целом.
    Другие цели.
Ревизия проводится, руководствуясь стандартами внутреннего контроля (смотри раздел «Структура и содержание внутреннего контроля»), на основании задания инициатора, Устава, положения о ревизионной комиссии, корпоративных стандартов и других документов предприятия.
Результат ревизии – отчет ревизионной комиссии.

Совершенствование деятельности.
Совершенствование деятельности предлагается на основании измерения и оценки показателей, и состоит в выявлении отклонений. Выявление отклонений производится путем сравнения фактически полученных показателей и индикаторов за определенный период с плановыми показателями и индикаторами. Затем информация анализируется для установления ключевых факторов отклонений, выявления резервов повышения результативности и эффективности. После этого разрабатываются мероприятия по совершенствованию деятельности, устранению нарушений.
 Отчеты и предложения представляются исполнительным органам.
Подробнее смотри статью «Оптимизация бизнеса на основании оценки потенциала».

Выводы
Внутренний контроль – важнейшая функция управления деятельностью, которая обеспечивает результативность и эффективность, путем предотвращения нерациональных затрат, соблюдения требований законодательства и корпоративных правил, предупреждения злоупотреблений, выявления и совершенствования слабых сторон деятельности.
    Система контроля не может гарантировать предотвращения событий, ведущих к проблемам в деятельности, но снижает возможность их наступления, а также риски деятельности.

Комментариев нет:

Отправить комментарий