Умный знает, как выйти из любой cитуации, мудрый, как не попасть в нее.
Ключом к успеху в любом начинании является принятие верных решений, то есть решений, которые через действия во внешней среде, дают желаемые результаты. Развитие человечества – это история совершенствования принятия решений. Современный мир – это конкуренция решений и их воплощения. Лучших результатов добивается тот, кто в перспективе принимает лучшие решения и лучше их реализует в действиях. Поэтому в бизнесе, в государственном управлении, в жизни, необходимо уделять пристальное внимание принятию решений и рациональности их реализации. Качество решений и действий во многом предопределяют результаты и эффективность их достижения. При чем, получаемые результаты и эффект должны создавать возможностей больше, чем были до реализации цели.
В качестве примера, рассмотрим факты, обосновывающие невысокий уровень развития РФ в мировой экономике, несмотря на богатейшие ресурсы.
Факт 1 – низкие экономические показатели:
1.Сравнительно низкий объем ВВП при богатстве ресурсов.
2.Производительность труда ниже в несколько раз.
3.Сырьевая основа экономики. Практически отсутствуют высокотехнологические производства.
4.Отсутствие инновационного развития.
5.Неконкурентные позиции в мировой экономике.
6.Рейтинги по коррупции, качеству управления, заработной плате и другие.
7.Потеря интеллектуальных лидеров.
8.Высокие удельные издержки.
9.Изношенная инфраструктура жизнедеятельности.
10.Бегство капитала, мизерные инвестиции.
11.Роль малого и среднего бизнеса в ВВП устойчиво снижается.
Факт 2. Ценовая экономика.
В России преобладает ценовой характер экономики – ростом цен нивелируются ошибки в решениях, неэффективность затрат, как в бизнесе, так и в государственном управлении. Если цены падают или стабильны, наши управленцы, как правило, бессильны. Так, при цене на нефть меньше 30 дол, у нас дефицит бюджета, а без роста тарифов на 20 – 25% ежегодно, все монополии будут без прибыли и инвестиций. Зачем внедрять инновации, совершенствовать процессы, оптимизировать затраты, если государство с лихвой компенсирует несостоятельность.
Цена ошибок в решениях на западе в силу конкуренции - несколько процентов рентабельности, у нас – десятки процентов за счет роста цен. Но рост цен не может быть беспредельным, это убивает экономику.
Факт 3. Деньги – цель, а не средство.
Бизнес в цивилизованных странах – это деятельность, приносящая доход и прибыль, если пользуется спросом. У нас бизнес – это деньги, для получения которых, нужно совершать деятельность, а то достаточно коррупции. Причины и следствия обратные.
Деньги для людей умных составляют средство, для глупцов – цель (А. Декурсель).
Отсюда соответствующие решения и действия, которые дают принципиально разные результаты и эффективность.
Факт 4. Диктатура, монополия, единое мнение.
Низкая культура принятия решений руководителями: не уважение чужих мнений, не умение просчитывать последствия (особенно в отдаленной перспективе), безответственность. Стремление к диктатуре, а не демократии - мое мнение и неправильное. Такой стиль уничтожает творчество и инициативы подчиненных, вызывает апатию к результатам и эффективности. Ориентир не на профессиональных людей, помогающих вырабатывать правильные и оптимальные решения (на головы), а на пассивных и бесправных исполнителей, выполняющих указания начальства. Отсюда инициативы на введение 60-часовой рабочей недели: больше суеты, меньше оплаты. Экстенсивное развитие было характерно до середины 20 века, мир перестроился на интенсивные способы развития. Наши «лидеры бизнеса» провозглашают – вперед в прошлое. Вместо инвестиций в совершенствование процессов, инфраструктуры, кадров, управления, предлагается увеличить эксплуатацию, без оценки последствий таких «инноваций».
Факт 5. Нет ценности знаний.
Принятие решений базируется на компетенциях: знаниях (теория), опыте (практика). Для качества решений и действий необходимо развивать теории и внедрять их в практику. Без теории, практика может совершенствоваться только на ошибках. Такой вектор и превалирует в экономике РФ. Пренебрежительное отношение к теории порождает отсталость, высокие издержки решений. Люди у руля, как правило, перестают овладевать знаниями сами и не используют знания ученых, реальных специалистов. Наука, образование, разработки финансируются по остаточному принципу – это затраты, а не инвестиции в будущее. Спрос на умы практически отсутствует. Отсюда их миграция в более комфортные места. Следствия: качество образования падает, инвестиции в инновации ничтожны, деградация бизнеса, государственного управления, низкая конкурентоспособность в мировой экономике.
Приведенные факты показывают, что ключевой причиной нерезультативного и неэффективного использования потенциала РФ является принятие неправильных решений, и как следствие неправильных действий.
К сожалению в РФ царит практика принятия решений наобум и действий на авось.
Чтобы избежать последствий неправильных решений (ответственности), создаются диктатуры в политике, монополии в экономике, единые партии в обществе и т.д. Это отдаляет отрицательные последствия, но не позволяет их избежать. Всему неэффективному приходит конец, вопрос только времени и издержек. Мировой опыт доказывает, что лучше выживают и развиваются государства, основанные на демократии, за счет более взвешенных решений, соединения коллективных компетенций. Многообразие разума людей, их знаний, взглядов, опыта, обмен мнениями являются основами для развития и совершенствования общества в целом, бизнеса, каждого человека. Непонимание этого – ограниченность, ведущая к абсурду.
Основные проблемы с принятием решений в РФ:
- Отсутствие ясных, истинных целей.
- Оперативный , а не стратегический подход в принятии решений.
- Не правильная оценка последствий решений и действий.
- Не всесторонняя обоснованность решений. Игнорирование теоретических знаний вообще, теории принятия решений в частности.
- Недемократические способы принятия решений: диктатуры, монополии, единые мнения. Я начальник – ты дурак.
- Неразделение властей на независимые: законодательную, исполнительную, судебную.
- Слабая организация и управление действиями.
- Подбор и расстановка кадров - кадры не для решений, а только исполнения указаний.
- Отсутствие профессиональной экспертизы решений и дискуссий по правильности и объективности принимаемых решений.
Никто не может избежать ошибок в решениях, вопрос в их количестве и последствиях. Поэтому, необходима оптимизация принятия решений и действий, способствующая повышению качества решений и снижающая цену ошибок.
Что способствует оптимизации решений и действий по их выполнению?
Суть деятельности человека разумного (модель поведения):
цель – решения – действия – результат
Решение выражается в стратегии, действия в тактике.
Понятия терминов, используемых в статье, приводятся в приложении №1.
Тем самым, содержание деятельности, состоит:
1.В осознании целей, постановке проблем, задач по их преодолению.
2.В выборе стратегии: путь, способы, действия, ресурсы, время.
3. В определении тактики действий: организация и управление.
Причинно – следственные связи в цепочке «решения – результаты»:
Цель - причина, следствие – решение.
Решение - причина, следствие действия.
Действия - причина, следствие – результаты.
Чтобы цель воплотилась в желаемый результат, нужны правильные решения и правильные действия по факторам результативности и эффективности.
Процесс принятия решения – это циклическая последовательность действий субъекта, направленных на разрешение проблем путем анализа ситуации, генерации альтернатив, выбора решения, организации и управления его выполнением.
Оптимизация принятия решений состоит в том, чтобы руководствуясь целями, используя структуру решения, осуществить альтернативный выбор направления действий на основании установленных критериев, с учетом критических факторов успеха. Разработать стратегию, то есть сценарий реализации решения.
Оптимизация действий по реализации решения состоит в том, чтобы руководствуясь стратегией, используя структуру действий, на основании критических факторов успеха, достичь определенных результатов. Сопоставить с целями, выявить причины отклонений, учесть в дальнейших решениях.
Рассмотрим наиболее важные аспекты принятия и реализации решений.
Структура решения (из чего состоит решение):
1.Цель, проблема, задачи.
2.Причины и следствия в достижении целей.
3.Объект и субъект решения.
4.Альтернативные пути достижения цели. Способы принятия решений.
5.Принципы, критерии выбора решения.
6.Стратегия: способы, средства достижения целей, ресурсы.
7.Последствия реализации решения.
Структура действия:
1.Организация: разделение труда, технологии, правила, расстановка кадров, обеспечение ресурсами.
2.Способы выполнения действия: сам – другой, индивидуально – коллективно.
3.Управление - воздействия на субъекты для соединения ресурсов.
4.Соединение ресурсов в процессах.
5.Результат и эффективность.
Факторы решений (что учитывать при принятии решений):
- Четкая постановка целей, проблемы, задачи. Видение перспективы.
- Альтернативы в путях решения (варианты): способы, средства, риски, время, результаты.
- Пути реализации целей.
- SWOT анализ.
- Ресурсы.
- Результативность - плановая.
- Эффективность - плановая.
- Обратная связь с действиями.
- Другие в зависимости от видов решений (приложение №2).
Факторы действий:
- Организация.
- Управление.
- Взаимодействие ресурсов в бизнес-процессах.
- Результативность фактическая.
- Эффективность фактическая.
- Другие в зависимости от видов действий.
Тем самым принятию правильных решений способствует:
1.Разум.
2.Видение перспективы.
3.Правильное формулирование целей.
4.Понимание мотивации и последствий в реализации целей: польза, выгоды, альтернативная стоимость. Почему, зачем, кому выгодно достижение целей.
5.Видение альтернатив достижения целей.
6.Определение принципов и критериев оценки альтернатив и выбора наиболее рационального пути к достижению целей.
7.Стратегия достижения целей.
8.Теория принятия решений.
9.Компетенции, информация по теме.
10.Подбор кадров, которые способны принимать и обосновывать решения.
11.Обоснованность решения с различных позиций: политических, экономических, социальных, технических, технологических, кадровых, финансовых, юридических, психологических, этических и других.
12.Учет неопределенности, изменчивости, противоречивости, временных и других факторов.
13. Проверка правильности решений в дискуссиях, обсуждениях, обмене мнениями.
14.Формализация решений в планах, показателях.
Эффективной реализации решений способствует:
1.Организация деятельности.
2.Подбор и расстановка кадров, соответствующих сложности бизнес-процессов.
3.Оптимальное формирование ресурсной базы.
4.Управление действиями.
5.Внедрение инноваций. Повышение уровня компетенций.
6.Оптимизация затрат ресурсов.
7.Оценка результативности и эффективности решений и действий.
Технология реализации целей (принятие решений и воплощение их в результаты):
1.Постановка целей.
2.Анализ цели по факторам.
3.Сбор и обработка информации по теме.
4.Определение альтернатив (вариантов) достижения целей.
5.Выбор варианта достижения цели
6.Разработка стратегии – что и чем делаем, чтобы цель в результаты.
7.Разработка тактики – организация и управление реализацией стратегии.
8.Волевые воздействия на субъекты в рамках тактики. Выполнение действий в рамках организации и посредством управления.
9.Получение результатов: оценка, корректировка решений и действий.
Реализация технологии решений.
Постановка целей.
«Кто не знает, в какую гавань он плывет, для того нет попутного ветра" (Сенека).
До принятия решения нужно осмысление целей:
поиск информации, в том числе иррациональной, предвосхищение результатов, оценка альтернатив, последствий их реализации.
В качестве объектов цели могут выступать: проблемы, задачи и другие. Мотивация в целях: личные и (или) коллективные желания, устремления, видение, компетенции и т.п.
Чаще всего цели, состоят в желании решить какую – то проблему.
Свойства цели:
- Направленность на объект.
- Определенность – формулирование результатов.
- Ясность – однозначность трактовки.
- Видение перспективы.
- Субъекты цели.
Первый шаг – определение цели, проблемы. Правильно и точно сформулировать цель – наполовину её достичь. Проблема - расхождение между желаемым и реальным состояниями.
В устранении проблемы важно предвосхищать их появление, в случае невозможности – точно формулировать. Выявление и формулировка проблемы – весьма сложная процедура. Дело в том, что в момент своего возникновения многие важнейшие проблемы слабо структурированы, т.е. не содержат очевидных целей, альтернативных путей их достижения, представления о затратах и эффекте, связанных с каждым из вариантов. Доведение проблем до количественной определённости (структурирование) требует не только знаний и опыта, но и таланта, интуиции, творческого подхода. При этом, нужно учитывать взаимосвязанность решения одной проблемы с появлением других проблем. Поэтому, определяя решаемую проблему, следует стремиться к тому, чтобы число вновь возникающих при этом проблем было минимальным.
Пример методологии разработки бизнес целей приводится в статье «Постановка целей бизнеса».
Анализ цели по факторам. Сбор и обработка информации по теме.
После формулирования проблемы, необходимо структурировать ее по составляющим. В этом можно использовать методологию структурирования проблемы, предложенную компанией McKinsey:
1 этап. Формулирование, идентификация проблемы.
В чем заключается. В решениях, действиях, результатах.
Эта ли действительно проблема или другая. Правильность формулировки.
2 этап. Анализ и структурирование проблемы.
Из чего состоит проблема – ключевые факторы. Структура проблемы.
3 этап. Установление причин проблемы.
Анализ: следствия – причины. На основании фактов.
Принцип МЕСЕ - аббревиатура от Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive— «взаимно исключающие, совместно исчерпывающие».
Логическое дерево вопросов и подвопросов по решению проблемы.
После структурирования цели, проблемы, осуществляется анализ ситуации по проблеме, который требует сбора и обработки необходимой и достаточной информации. Этот этап выполняет функцию восприятия внешней и внутренней среды. Данные о состоянии основных факторов решения проблемы классифицируют, анализируют информацию и сравнивают значения контролируемых параметров с запланированными или прогнозируемыми, что в свою очередь позволяет им выявить задачи, которые следует решать.
Сбор и обработка информации подразумевают:
- Требования к информации и принципы ее формирования.
- Виды информации: внешняя, внутренняя.
- Источники информации: эксперты, интернет, СМИ и другие.
- Обработка информации: способы, методы, средства, сроки.
Принципы формирования информации:
1.Понятность – информация должна быть доступной для понимания пользователя
2.Уместность – позволяет влиять на принятие решения:
- обеспечивает связь прогноза с фактом;
- существенна.
3.Надежность – исключается наличие существенных ошибок и искажений:
- правдивое представление информации;
- преобладание сущности над формой;
- нейтральность;
- осмотрительность;
- достаточная полнота для решений.
4.Сопоставимость – возможность сопоставлять информацию за различные периоды и сравнивать отчетность различных компаний.
Ограничения уместности и надежности:
- Своевременность – чрезмерная задержка представления информации может привести к повышению ее надежности, но потери уместности.
- Баланс между выгодами и затратами – выгоды, извлекаемые из информации должны превышать затраты на ее получение.
- Качество информации для решения - степень соответствия совокупности сведений предъявляемым требованиям к информации плюс системность под структуру проблемы, временные ограничения.
- Логическая проверка на правильность и реальность осуществления гипотез.
Определение альтернатив (вариантов) достижения целей.
После структурирования проблемы и сбора информации, необходимо составить список всех возможных вариантов, даже самых невероятных. При составлении списка следует учитывать следующее: никогда не считать список вариантов исчерпывающим, определить - действительно ли варианты вызваны необходимостью, понять, нет ли лишних предположений.
Поиск альтернатив: творческий подход, все, что придет в голову.
Способы выработки творческих идей: мозговая атака - высказывание идей, систематизация, запись идей на основе выбора предположений; доминирующая идея; конкретные обстоятельства; взаимоисключающие сущности; ограничивающие условия; предположения.
При выработки альтернатив можно, например использовать метод на основе шести думающих шляп для оценки возможностей:
Белая - концентрация данных и информации, чтобы понять какая информация необходима и как ее добыть.
Красная - область чувств, интуиции, эмоций, их выражения.
Черная - осторожность и критичность в суждениях.
Желтая - оптимизм и позитив, поиск выгоды для работы идей.
Зеленая - стимул творческих усилий - поиск альтернатив.
Голубая - организация и контроль мыслительного процесса.
В рассмотрении альтернатив должно быть чувство меры, чтобы не поддаваться уводящей детализации.
Выбор варианта достижения цели.
Способы принятия решения: единоличное, коллективное. В современных системах управления в результате разделения труда сложилось положение, при котором подготавливают, разрабатывают решения одни люди, принимают или утверждают - другие, а выполняют – третьи. Иначе говоря, руководитель часто утверждает и несёт ответственность за решение, которое не разрабатывал; специалисты, готовившие и анализировавшие решения, не участвуют в его реализации, а исполнители не принимают участия в подготовке и обсуждении готовящихся решений. Принятие управленческих решений в организации довольно часто ошибочно рассматривается как индивидуальный, а не групповой процесс. Хотя, одна голова хорошо, а две лучше. Важно коллегиальное участие в подготовке решений, тогда ответственность и сопричастность. Именно организация, а не отдельный руководитель должны реагировать на возникающие проблемы. И не один руководитель, а все члены организации должны стремиться к повышению эффективности её работы. Конечно, принимают решения руководители, но чтобы решения были реализованы, необходимы совместные действия всех членов организации. Поэтому в групповых процессах принятие решения весьма существенную роль играет стадия согласования.
Лучший способ согласования решения состоит в привлечении участников к подготовке решения. Единоличное принятие решений, не прибегая к обсуждениям и согласованиям, ведёт к авторитарному стилю руководства, что существенно повышает риски ошибок, снижает эффективность решений.
Прежде чем рассматривать возможные варианты решения возникающей проблемы, руководителю необходимо определить критерии и показатели, по которым будет производиться сравнение альтернатив и выбор наилучшей. Критерии – это теоретическая оценка вариантов. Показатели – измеряемые оценки, выраженные в конкретных значениях.
Разработав возможные варианты решения проблемы, их необходимо оценить и сравнить достоинства и недостатки каждой альтернативы, объективно проанализировать вероятные результаты их реализации. Поскольку выбор осуществляется, как правило, на основе нескольких критериев и показателей, он всегда носит характер компромисса.
Критерии и показатели решений устанавливаются субъектом, принимающим решения, с учетом специфики проблем, внешней и внутренней среды, психологии и других особенностей.
Количество критериев должно быть ограниченным, чтобы не затруднять выбор, и соответствовать требованиям:
- Перспективности – смотря в будущее.
- Конкретности – соответствовать цели, проблеме.
- Обоснованности с разных аспектов последствий.
- Реальности выполнения.
- Другим, с учетом специфики решений.
Критериями выбора могут служить:
1.Мотив принятия решения.
2.Осуществимость. Оценка на основании:
- уровня квалификации для принятия решения (достаточны ли свои знания или нужны дополнительные и необходимы эксперты),
- текущее состояние дел - достаточно ли имеющихся ресурсов для реализации вариантов,
- денежные средства - оценка необходимых расходов, учесть возможные неденежные затраты, потери от выбора одного варианта в ущерб другого.
- других.
3.Приемлемость - степень, в которой вариант удовлетворяет поставленным целям.
4.Ожидаемая ценность (полезность исходов) = субъективная вероятность х субъективная полезность (объективная полезность альтернативы).
5.SWOT анализ.
6.Степень риска - анализ риска, т. е. какие наихудшие последствия, может иметь принятое решение - нижняя граница риска. Учет рисков производится на основе знаний и опыта. Риск – неотъемлемая часть любого дела, но рассудочный и оправданный.
7.Последствия в перспективе. Например сокращения людей в кризис – экономит затраты сегодня, но может вызвать большие расходы впоследствии связанные с набором, обучением, потерей производительности, недоверием персонала, уходу ключевых сотрудников.
8.Другие критерии в зависимости от решаемой проблемы.
Показателями выбора могут служить показатели результативности и эффективности, разрабатываемые на основании системы сбалансированных показателей, как составной части стратегии и тактики реализации решений.
Требования к показателям:
- Целенаправленность.
- Измеримость – основы на алгоритмах расчетов.
- Сопоставимость по алгоритмам расчета, с учетом временных факторов, с другими субъектами и т.д.
- Объективность – основаны на надежной информации.
- Своевременность.
Показатели результативности и эффективности:
1.Доход от реализации варианта.
2.Альтернативная стоимость.
3.Дисконтированный денежный поток.
4.Ожидаемая прибыль по варианту.
5.Рентабельность.
6.Рыночные позиции.
7.Другие показатели.
Сравнение вариантов производится по совокупности критериев и показателей. При оценке учитываются признаки: степень неопределенности (правильности оценки ситуации и неуверенность в результате), степень сложности, степень изменчивости, а также динамика этих признаков.
Критерии и показатели следует разделить на ограничения и желательные характеристики, а последние проранжировать по их относительной ценности. Ограничениями в реализации решения могут быть: решения другого субъекта, время, ресурсы, возможности исполнителей.
Для стратегических решений сравнение должно быть более обоснованным в количественном и качественном соотношении, для оперативных решений применяется упрощенный порядок.
После сравнения вариантов, принимается решение в пользу самого перспективного.
Решение должно быть целенаправленным, обоснованным, своевременным, конкретным.
Целенаправленность - на цели, которые выработаны.
Обоснованность - основаны на сборе, анализе информации, выборе из альтернативных вариантов, обеспеченные ресурсами, соответствующие законам, законодательным актам, стандартам, с учетом рисков и т.д.
Своевременность - вовремя приняты в установленные и согласованные сроки.
Конкретность - имеют одно толкование для постановщиков целей и исполнителей, предполагают определенные, измеренные результаты.
Решения также должны подразумевать субъект решения, объект.
Субъект решений - лица, принимающие и исполняющие решения. Необходимо учитывать их заинтересованность в решении (желание выполнить), психо-физиологические особенности (отношение к решению и формы его исполнения), профессиональную квалификацию (возможность выполнения).
Объект решений - предмет, на что направлено решение (деятельность, явление, человек и т.д.).
Важный аспект принятия решения – взятие обязательств перед другими (ответственность)! Безответственные решения дорого стоят и часто ведут в тупик.
Качество решений зависит от:
- Видения результатов (проблемы). Интуиции.
- Постановки правильных целей.
- Квалификации человека, принимающего решения.
- Информации.
- Оценки альтернатив.
Качество действий зависит от:
- Стратегии достижения целей.
- Квалификации исполнителей.
- Достаточности и качества ресурсов.
- Организации и управления.
Разработка стратегии – что и чем делаем, чтобы цель в результаты.
После принятия решения, следует разработать сценарий его реализации. Сценарий представляет собой стратегию – как будет осуществляться решение.
Стратегия подразумевает:
1.Пути достижения целей из альтернативных вариантов.
2.Факторы (движущие силы), определяющие достижения целей в путях.
3.Способы, применяемые для осуществления путей.
4.Программу стратегических усилий (мероприятий) в способах.
5.Определение необходимых и достаточных ресурсов для реализации программы и капитала для финансирования.
6.Тактику - систему управления реализацией стратегии.
7.Результаты реализации стратегии.
Роль, назначение стратегии:
- Оформляет видение бизнеса и его будущего образа для всех заинтересованных в нем сторон.
- Позволяет дать оценки намеченному развитию со стороны заинтересованных лиц.
- Излагает пути и средства по достижению целей, показывает результативность и эффективность достижения целей.
- Основа для оперативных решений.
- Постановка задач сверху - вниз. Информация снизу – вверх.
- Координация и согласование действий персонала по целям.
- Балансировка усилий в движущих силах бизнеса.
- Определение ресурсов и инвестиций для достижения целей.
- Измерение эффективности планируемых результатов.
Методология разработки стратегии приведена в статье «Модель разработки стратегии реализации целей».
Формализация решений состоит в: оформлении, согласовании, утверждении, доведении (оповещении) стратегии до исполнителей.
Оформление оперативных решений производится в соответствии с регламентами принятия решений (уставными, исполнительными) по утвержденным формам и по установленным системой корпоративных стандартов (СКС) процедурам. Смотри статьи «Система корпоративных стандартов», «Порядок разработки корпоративных стандартов». СКС является неотъемлемой частью тактики реализации стратегии.
Разработка тактики – организация и управление реализацией стратегии.
Процесс решения проблемы не заканчивается выбором альтернативы и разработкой стратегии, для получения реального эффекта принятое решение должно быть реализовано. Для успешной реализации решения, необходимо поставить задачи, определить бизнес-процессы, установить правила и стандарты, создать инфраструктуру, подобрать и расставить персонал, обеспечивать ресурсами, распределять их по центрам управления, контролировать и мотивировать выполнение действий. Это требует организации и управления (тактики).
Цель организации и управления – сделать человеческие усилия производительными (П. Друкер).
Организация подразумевает:
- Наличие миссии (полезность для общества).
- Инжиниринг бизнес-процессов.
- Организационную структуру – систему принятия и исполнения решений (стратегии), разделение труда.
- Порядок и правила принятия и исполнения решений, взаимодействия в рамках организационной структуры – систему корпоративных стандартов.
- Подбор, расстановку кадров в структуре.
- Необходимую инфраструктуру и рабочие места для бизнес-процессов.
- Бесперебойное обеспечение ресурсами бизнес-процессов.
Управление подразумевает:
- Функциональную обоснованность и обеспечение решений и действий: маркетинг, мониторинг внешней среды и рынков, юридическое, кадровое, финансовое и другие виды обеспечения.
- Планирование и бюджетирование деятельности.
- Оценку и измерение хозяйственных операций, используемых рессурсов и других аспектов деятельности.
- Сбор, обработку и предоставление информации.
-Анализ результатов деятельности, выполнения стратегии.
- Контроль финансово – хозяйственной деятельности.
- Мотивацию и стимулирование за результаты деятельности.
Методология организации и управления деятельностью приводится в статьях «Модель организации бизнеса», «Система результативного управления бизнесом», «Три опоры бизнеса».
Можно принять немало разумных и полезных решений, но без рациональной организации и управления, они останутся благими пожеланиями и не дадут ожидаемого эффекта.
Волевые воздействия на субъекты в рамках тактики. Выполнение действий в рамках организации и посредством управления.
Сами по себе системы реализации решений не будут работать без приложения воли, предпринимательских способностей, необходима постоянная энергия каждодневных усилий.
Управляющие воздействия состоят в направлении, координации, взаимодействии центров управления, персонала, и осуществляются посредством применения управления в системе организации деятельности. Воздействия совершаются в форме оперативных решений и действий в бизнес-процессах по исполнению стратегических установок, с учетом изменений в средах деятельности. Оперативные решения воспроизводятся через приказы, распоряжения, указания, обеспечение ресурсами, контроль, мотивацию.
"Управление — это особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную целенаправленную и производительную группу" (П. Друкер).
Получение результатов: оценка, корректировка решений и действий.
Волевые воздействия приводят к положительным результатам и эффективности, в случае правильности решений и действий. Чтобы не заблудится и контролировать правильность решений и действий, необходимо постоянное измерение и оценка результатов. Она производится на основании информации, формируемой в информационной системе. Информационная система разрабатывается на базе стандартов финансовой отчетности и включает в себя:
1.Методы измерения и оценки фактов хозяйственной деятельности. Смотри статьи «Три опоры бизнеса», «Активы – пассивы, доходы – расходы, прибыль».
2.Показатели результативности и эффективности.
3.Финансовый учет и отчетность.
4.Управленческий учет и отчетность.
5.Бенчмаркинг.
Оценка осуществляется сопоставлением стратегических и фактических показателей. Анализом показателей выявляются причины отклонений. На основании причин вырабатываются изменения и корректировки в решениях и действиях.
Смотри статьи «Модель управления ресурсами», «Технология оптимизации себестоимости».
Разумная тщательность подготовки решений позволяет сокращать стоимость возможных ошибок, обеспечивать точность стрельбы по выбранным мишеням. Система принятия и выполнения решений не может гарантировать правильность и результативность решений и действий, но является своего рода «иммунной системой», препятствующей развитию кризисов, способствующей оптимизации деятельности, что доказывается развитием мировой цивилизации.
В этом мире нет гарантий, есть только возможности! (Д. Макартур)
Совершенствование системы принятия решений – это накапливаемая мудрость человечества.
Приложение №1.
Понятия терминов, используемых в статье.
Цель - это идеальное, мысленное предвосхищение результата деятельности.
Результат - то, что в конце деятельности. Франц. - следствие чего-либо, последствие, конечный вывод, итог, конец дела. Результат – есть полученные выгоды и польза для всех заинтересованных в нем сторон.
Эффект (от лат. effectus — исполнение, действие) - результат, следствие действий.
Эффективность - относительный эффект действий, определяемый как отношение эффекта, результата к затратам, расходам, обусловившим, обеспечившим его получение. Получение положительного результата определенных действий.
Решение - намерение сделать чего либо. Обоснованный выбор из альтернатив достижения цели, на основании принципов, критериев (суждения для оценки), информации, последствий, с учетом неопределенности, изменчивости, противоречивости внешней и внутренней среды действий.
Действие — процесс взаимодействия с каким–либо предметом, в котором достигается определенная, заранее определенная, цель.
Перспектива (от лат. perspicio - ясно вижу) – представление предполагаемых событий, планы, виды на будущее.
Альтернатива (франц. alternative от лат. alter — один из двух) — 1) один из возможных вариантов экономического поведения, сравниваемый с другим вариантом в целях выбора лучшего способа действий; 2) управленческое решение, противопоставляемое другому решению, исключающему данное.
Альтернативная стоимость [opportunity cost] - доход, упущенный в результате принятия решения:
А) Альтернативная стоимость - стоимость наилучшей упущенной возможности использования затраченных на их создание ресурсов.
Б) Альтернативная стоимость - стоимость возможностей, от которых приходится отказаться, чтобы получить возможность приобрести данные блага.
Принцип (лат. - principium) начало, основа. Исходное положение теории, правило деятельности организации
Критерий (лат. – kreterion) средство для суждения, признак на основании которого производится оценка.
Показатель - выражение зависимости в системе. Чем описывается часть системы. Показатель - обобщенная характеристика свойств объекта или процесса. Показатель выступает методологическим инструментом, обеспечивающим возможность проверки теоретических положений с помощью эмпирических данных.
Причина - (лат. causa), явление, непосредственно обусловливающее, порождающее др. явление — следствие. В реальном мире все явления и процессы находятся в универсальной связи и взаимодействии. Понятие "П." предполагает выделение некоторой группы явлений или системы, в рамках которой устанавливается причинное отношение между определёнными явлениями и процессами. Каждое явление находит своё основание в некоторых других и определяется ими как своими П.
Следствие (последствие) – явление, процесс, обстоятельство, положение, являющееся выводом из чего – нибудь. Последствие обуславливается причиной.
Проблема (лат. – problema) задача, сложный вопрос. Существует два взгляда на сущность проблемы. Согласно одному – проблемой считается ситуация, когда поставленные цели не достигнуты или существует отклонение от заданного уровня. В соответствии с другим взглядом – проблемы следует рассматривать так же как потенциальную возможность повышения эффективности. Объединяя оба эти подхода, будем понимать под проблемой расхождение между желаемым и реальным состояниями.
Задача – поручение, задание, вопрос, требующий решения на основе определенных знаний, размышлений и действий, также поставленная цель, которую стремятся достигнуть.
Объект - явление, предмет на который направлена деятельность.
Субъект – кто принимает решения.
Стратегия – искусство как добиваться целей (желания в действительность). Выбор направления достижения целей, исходя из ограниченности ресурсов, способов для максимального результата.
Тактика – искусство ведения боя, построение войск (греч). В бизнесе – практические действия по воплощению стратегии.
Фактор (лат. - делающий, производящий). Причина, движущая сила какого – либо процесса.
Организация - сообщаю стройный вид, устраиваю (лат.) - внутренняя упорядоченность, согласованность процессов и действий, ведущих к достижению целей.
Управление (фр) – искусство направлять на цель. Сознательные целенаправленные воздействия человека на объекты деятельности для получения ожидаемых результатов.
Управление – осуществление функций по обеспечению деятельности напрямую не связанных с производством товара (юридическое, бухгалтерское и другое обеспечение деятельности), но обеспечивающих его целенаправленное и эффективное производство и продажу.
Рациональность - соответствие средств избранной цели (целесообразность), способность всегда выбирать лучшую из имеющихся альтернатив, если оно имеет максимально ожидаемую полезность.
Приложение №2.
Виды решений:
- По периоду реализации - стратегические, тактические, оперативные.
- По сфере действия - маркетинговые (продажи), технические (инфраструктура, технология, материалы, наука и др.), организационные (структура, распределение ответственности и прав), финансовые (распределение ресурсов), социальные (кадры, мотивация) и др.
Подробнее см. стр. 296 (2).
- По организации выработки: коллективные и личные.
- По сложности: стандартные, нестандартные.
- По повторяемости: разовые, повторяющиеся.
Ключом к успеху в любом начинании является принятие верных решений, то есть решений, которые через действия во внешней среде, дают желаемые результаты. Развитие человечества – это история совершенствования принятия решений. Современный мир – это конкуренция решений и их воплощения. Лучших результатов добивается тот, кто в перспективе принимает лучшие решения и лучше их реализует в действиях. Поэтому в бизнесе, в государственном управлении, в жизни, необходимо уделять пристальное внимание принятию решений и рациональности их реализации. Качество решений и действий во многом предопределяют результаты и эффективность их достижения. При чем, получаемые результаты и эффект должны создавать возможностей больше, чем были до реализации цели.
В качестве примера, рассмотрим факты, обосновывающие невысокий уровень развития РФ в мировой экономике, несмотря на богатейшие ресурсы.
Факт 1 – низкие экономические показатели:
1.Сравнительно низкий объем ВВП при богатстве ресурсов.
2.Производительность труда ниже в несколько раз.
3.Сырьевая основа экономики. Практически отсутствуют высокотехнологические производства.
4.Отсутствие инновационного развития.
5.Неконкурентные позиции в мировой экономике.
6.Рейтинги по коррупции, качеству управления, заработной плате и другие.
7.Потеря интеллектуальных лидеров.
8.Высокие удельные издержки.
9.Изношенная инфраструктура жизнедеятельности.
10.Бегство капитала, мизерные инвестиции.
11.Роль малого и среднего бизнеса в ВВП устойчиво снижается.
Факт 2. Ценовая экономика.
В России преобладает ценовой характер экономики – ростом цен нивелируются ошибки в решениях, неэффективность затрат, как в бизнесе, так и в государственном управлении. Если цены падают или стабильны, наши управленцы, как правило, бессильны. Так, при цене на нефть меньше 30 дол, у нас дефицит бюджета, а без роста тарифов на 20 – 25% ежегодно, все монополии будут без прибыли и инвестиций. Зачем внедрять инновации, совершенствовать процессы, оптимизировать затраты, если государство с лихвой компенсирует несостоятельность.
Цена ошибок в решениях на западе в силу конкуренции - несколько процентов рентабельности, у нас – десятки процентов за счет роста цен. Но рост цен не может быть беспредельным, это убивает экономику.
Факт 3. Деньги – цель, а не средство.
Бизнес в цивилизованных странах – это деятельность, приносящая доход и прибыль, если пользуется спросом. У нас бизнес – это деньги, для получения которых, нужно совершать деятельность, а то достаточно коррупции. Причины и следствия обратные.
Деньги для людей умных составляют средство, для глупцов – цель (А. Декурсель).
Отсюда соответствующие решения и действия, которые дают принципиально разные результаты и эффективность.
Факт 4. Диктатура, монополия, единое мнение.
Низкая культура принятия решений руководителями: не уважение чужих мнений, не умение просчитывать последствия (особенно в отдаленной перспективе), безответственность. Стремление к диктатуре, а не демократии - мое мнение и неправильное. Такой стиль уничтожает творчество и инициативы подчиненных, вызывает апатию к результатам и эффективности. Ориентир не на профессиональных людей, помогающих вырабатывать правильные и оптимальные решения (на головы), а на пассивных и бесправных исполнителей, выполняющих указания начальства. Отсюда инициативы на введение 60-часовой рабочей недели: больше суеты, меньше оплаты. Экстенсивное развитие было характерно до середины 20 века, мир перестроился на интенсивные способы развития. Наши «лидеры бизнеса» провозглашают – вперед в прошлое. Вместо инвестиций в совершенствование процессов, инфраструктуры, кадров, управления, предлагается увеличить эксплуатацию, без оценки последствий таких «инноваций».
Факт 5. Нет ценности знаний.
Принятие решений базируется на компетенциях: знаниях (теория), опыте (практика). Для качества решений и действий необходимо развивать теории и внедрять их в практику. Без теории, практика может совершенствоваться только на ошибках. Такой вектор и превалирует в экономике РФ. Пренебрежительное отношение к теории порождает отсталость, высокие издержки решений. Люди у руля, как правило, перестают овладевать знаниями сами и не используют знания ученых, реальных специалистов. Наука, образование, разработки финансируются по остаточному принципу – это затраты, а не инвестиции в будущее. Спрос на умы практически отсутствует. Отсюда их миграция в более комфортные места. Следствия: качество образования падает, инвестиции в инновации ничтожны, деградация бизнеса, государственного управления, низкая конкурентоспособность в мировой экономике.
Приведенные факты показывают, что ключевой причиной нерезультативного и неэффективного использования потенциала РФ является принятие неправильных решений, и как следствие неправильных действий.
К сожалению в РФ царит практика принятия решений наобум и действий на авось.
Чтобы избежать последствий неправильных решений (ответственности), создаются диктатуры в политике, монополии в экономике, единые партии в обществе и т.д. Это отдаляет отрицательные последствия, но не позволяет их избежать. Всему неэффективному приходит конец, вопрос только времени и издержек. Мировой опыт доказывает, что лучше выживают и развиваются государства, основанные на демократии, за счет более взвешенных решений, соединения коллективных компетенций. Многообразие разума людей, их знаний, взглядов, опыта, обмен мнениями являются основами для развития и совершенствования общества в целом, бизнеса, каждого человека. Непонимание этого – ограниченность, ведущая к абсурду.
Основные проблемы с принятием решений в РФ:
- Отсутствие ясных, истинных целей.
- Оперативный , а не стратегический подход в принятии решений.
- Не правильная оценка последствий решений и действий.
- Не всесторонняя обоснованность решений. Игнорирование теоретических знаний вообще, теории принятия решений в частности.
- Недемократические способы принятия решений: диктатуры, монополии, единые мнения. Я начальник – ты дурак.
- Неразделение властей на независимые: законодательную, исполнительную, судебную.
- Слабая организация и управление действиями.
- Подбор и расстановка кадров - кадры не для решений, а только исполнения указаний.
- Отсутствие профессиональной экспертизы решений и дискуссий по правильности и объективности принимаемых решений.
Никто не может избежать ошибок в решениях, вопрос в их количестве и последствиях. Поэтому, необходима оптимизация принятия решений и действий, способствующая повышению качества решений и снижающая цену ошибок.
Что способствует оптимизации решений и действий по их выполнению?
Суть деятельности человека разумного (модель поведения):
цель – решения – действия – результат
Решение выражается в стратегии, действия в тактике.
Понятия терминов, используемых в статье, приводятся в приложении №1.
Тем самым, содержание деятельности, состоит:
1.В осознании целей, постановке проблем, задач по их преодолению.
2.В выборе стратегии: путь, способы, действия, ресурсы, время.
3. В определении тактики действий: организация и управление.
Причинно – следственные связи в цепочке «решения – результаты»:
Цель - причина, следствие – решение.
Решение - причина, следствие действия.
Действия - причина, следствие – результаты.
Чтобы цель воплотилась в желаемый результат, нужны правильные решения и правильные действия по факторам результативности и эффективности.
Процесс принятия решения – это циклическая последовательность действий субъекта, направленных на разрешение проблем путем анализа ситуации, генерации альтернатив, выбора решения, организации и управления его выполнением.
Оптимизация принятия решений состоит в том, чтобы руководствуясь целями, используя структуру решения, осуществить альтернативный выбор направления действий на основании установленных критериев, с учетом критических факторов успеха. Разработать стратегию, то есть сценарий реализации решения.
Оптимизация действий по реализации решения состоит в том, чтобы руководствуясь стратегией, используя структуру действий, на основании критических факторов успеха, достичь определенных результатов. Сопоставить с целями, выявить причины отклонений, учесть в дальнейших решениях.
Рассмотрим наиболее важные аспекты принятия и реализации решений.
Структура решения (из чего состоит решение):
1.Цель, проблема, задачи.
2.Причины и следствия в достижении целей.
3.Объект и субъект решения.
4.Альтернативные пути достижения цели. Способы принятия решений.
5.Принципы, критерии выбора решения.
6.Стратегия: способы, средства достижения целей, ресурсы.
7.Последствия реализации решения.
Структура действия:
1.Организация: разделение труда, технологии, правила, расстановка кадров, обеспечение ресурсами.
2.Способы выполнения действия: сам – другой, индивидуально – коллективно.
3.Управление - воздействия на субъекты для соединения ресурсов.
4.Соединение ресурсов в процессах.
5.Результат и эффективность.
Факторы решений (что учитывать при принятии решений):
- Четкая постановка целей, проблемы, задачи. Видение перспективы.
- Альтернативы в путях решения (варианты): способы, средства, риски, время, результаты.
- Пути реализации целей.
- SWOT анализ.
- Ресурсы.
- Результативность - плановая.
- Эффективность - плановая.
- Обратная связь с действиями.
- Другие в зависимости от видов решений (приложение №2).
Факторы действий:
- Организация.
- Управление.
- Взаимодействие ресурсов в бизнес-процессах.
- Результативность фактическая.
- Эффективность фактическая.
- Другие в зависимости от видов действий.
Тем самым принятию правильных решений способствует:
1.Разум.
2.Видение перспективы.
3.Правильное формулирование целей.
4.Понимание мотивации и последствий в реализации целей: польза, выгоды, альтернативная стоимость. Почему, зачем, кому выгодно достижение целей.
5.Видение альтернатив достижения целей.
6.Определение принципов и критериев оценки альтернатив и выбора наиболее рационального пути к достижению целей.
7.Стратегия достижения целей.
8.Теория принятия решений.
9.Компетенции, информация по теме.
10.Подбор кадров, которые способны принимать и обосновывать решения.
11.Обоснованность решения с различных позиций: политических, экономических, социальных, технических, технологических, кадровых, финансовых, юридических, психологических, этических и других.
12.Учет неопределенности, изменчивости, противоречивости, временных и других факторов.
13. Проверка правильности решений в дискуссиях, обсуждениях, обмене мнениями.
14.Формализация решений в планах, показателях.
Эффективной реализации решений способствует:
1.Организация деятельности.
2.Подбор и расстановка кадров, соответствующих сложности бизнес-процессов.
3.Оптимальное формирование ресурсной базы.
4.Управление действиями.
5.Внедрение инноваций. Повышение уровня компетенций.
6.Оптимизация затрат ресурсов.
7.Оценка результативности и эффективности решений и действий.
Технология реализации целей (принятие решений и воплощение их в результаты):
1.Постановка целей.
2.Анализ цели по факторам.
3.Сбор и обработка информации по теме.
4.Определение альтернатив (вариантов) достижения целей.
5.Выбор варианта достижения цели
6.Разработка стратегии – что и чем делаем, чтобы цель в результаты.
7.Разработка тактики – организация и управление реализацией стратегии.
8.Волевые воздействия на субъекты в рамках тактики. Выполнение действий в рамках организации и посредством управления.
9.Получение результатов: оценка, корректировка решений и действий.
Реализация технологии решений.
Постановка целей.
«Кто не знает, в какую гавань он плывет, для того нет попутного ветра" (Сенека).
До принятия решения нужно осмысление целей:
поиск информации, в том числе иррациональной, предвосхищение результатов, оценка альтернатив, последствий их реализации.
В качестве объектов цели могут выступать: проблемы, задачи и другие. Мотивация в целях: личные и (или) коллективные желания, устремления, видение, компетенции и т.п.
Чаще всего цели, состоят в желании решить какую – то проблему.
Свойства цели:
- Направленность на объект.
- Определенность – формулирование результатов.
- Ясность – однозначность трактовки.
- Видение перспективы.
- Субъекты цели.
Первый шаг – определение цели, проблемы. Правильно и точно сформулировать цель – наполовину её достичь. Проблема - расхождение между желаемым и реальным состояниями.
В устранении проблемы важно предвосхищать их появление, в случае невозможности – точно формулировать. Выявление и формулировка проблемы – весьма сложная процедура. Дело в том, что в момент своего возникновения многие важнейшие проблемы слабо структурированы, т.е. не содержат очевидных целей, альтернативных путей их достижения, представления о затратах и эффекте, связанных с каждым из вариантов. Доведение проблем до количественной определённости (структурирование) требует не только знаний и опыта, но и таланта, интуиции, творческого подхода. При этом, нужно учитывать взаимосвязанность решения одной проблемы с появлением других проблем. Поэтому, определяя решаемую проблему, следует стремиться к тому, чтобы число вновь возникающих при этом проблем было минимальным.
Пример методологии разработки бизнес целей приводится в статье «Постановка целей бизнеса».
Анализ цели по факторам. Сбор и обработка информации по теме.
После формулирования проблемы, необходимо структурировать ее по составляющим. В этом можно использовать методологию структурирования проблемы, предложенную компанией McKinsey:
1 этап. Формулирование, идентификация проблемы.
В чем заключается. В решениях, действиях, результатах.
Эта ли действительно проблема или другая. Правильность формулировки.
2 этап. Анализ и структурирование проблемы.
Из чего состоит проблема – ключевые факторы. Структура проблемы.
3 этап. Установление причин проблемы.
Анализ: следствия – причины. На основании фактов.
Принцип МЕСЕ - аббревиатура от Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive— «взаимно исключающие, совместно исчерпывающие».
Логическое дерево вопросов и подвопросов по решению проблемы.
После структурирования цели, проблемы, осуществляется анализ ситуации по проблеме, который требует сбора и обработки необходимой и достаточной информации. Этот этап выполняет функцию восприятия внешней и внутренней среды. Данные о состоянии основных факторов решения проблемы классифицируют, анализируют информацию и сравнивают значения контролируемых параметров с запланированными или прогнозируемыми, что в свою очередь позволяет им выявить задачи, которые следует решать.
Сбор и обработка информации подразумевают:
- Требования к информации и принципы ее формирования.
- Виды информации: внешняя, внутренняя.
- Источники информации: эксперты, интернет, СМИ и другие.
- Обработка информации: способы, методы, средства, сроки.
Принципы формирования информации:
1.Понятность – информация должна быть доступной для понимания пользователя
2.Уместность – позволяет влиять на принятие решения:
- обеспечивает связь прогноза с фактом;
- существенна.
3.Надежность – исключается наличие существенных ошибок и искажений:
- правдивое представление информации;
- преобладание сущности над формой;
- нейтральность;
- осмотрительность;
- достаточная полнота для решений.
4.Сопоставимость – возможность сопоставлять информацию за различные периоды и сравнивать отчетность различных компаний.
Ограничения уместности и надежности:
- Своевременность – чрезмерная задержка представления информации может привести к повышению ее надежности, но потери уместности.
- Баланс между выгодами и затратами – выгоды, извлекаемые из информации должны превышать затраты на ее получение.
- Качество информации для решения - степень соответствия совокупности сведений предъявляемым требованиям к информации плюс системность под структуру проблемы, временные ограничения.
- Логическая проверка на правильность и реальность осуществления гипотез.
Определение альтернатив (вариантов) достижения целей.
После структурирования проблемы и сбора информации, необходимо составить список всех возможных вариантов, даже самых невероятных. При составлении списка следует учитывать следующее: никогда не считать список вариантов исчерпывающим, определить - действительно ли варианты вызваны необходимостью, понять, нет ли лишних предположений.
Поиск альтернатив: творческий подход, все, что придет в голову.
Способы выработки творческих идей: мозговая атака - высказывание идей, систематизация, запись идей на основе выбора предположений; доминирующая идея; конкретные обстоятельства; взаимоисключающие сущности; ограничивающие условия; предположения.
При выработки альтернатив можно, например использовать метод на основе шести думающих шляп для оценки возможностей:
Белая - концентрация данных и информации, чтобы понять какая информация необходима и как ее добыть.
Красная - область чувств, интуиции, эмоций, их выражения.
Черная - осторожность и критичность в суждениях.
Желтая - оптимизм и позитив, поиск выгоды для работы идей.
Зеленая - стимул творческих усилий - поиск альтернатив.
Голубая - организация и контроль мыслительного процесса.
В рассмотрении альтернатив должно быть чувство меры, чтобы не поддаваться уводящей детализации.
Выбор варианта достижения цели.
Способы принятия решения: единоличное, коллективное. В современных системах управления в результате разделения труда сложилось положение, при котором подготавливают, разрабатывают решения одни люди, принимают или утверждают - другие, а выполняют – третьи. Иначе говоря, руководитель часто утверждает и несёт ответственность за решение, которое не разрабатывал; специалисты, готовившие и анализировавшие решения, не участвуют в его реализации, а исполнители не принимают участия в подготовке и обсуждении готовящихся решений. Принятие управленческих решений в организации довольно часто ошибочно рассматривается как индивидуальный, а не групповой процесс. Хотя, одна голова хорошо, а две лучше. Важно коллегиальное участие в подготовке решений, тогда ответственность и сопричастность. Именно организация, а не отдельный руководитель должны реагировать на возникающие проблемы. И не один руководитель, а все члены организации должны стремиться к повышению эффективности её работы. Конечно, принимают решения руководители, но чтобы решения были реализованы, необходимы совместные действия всех членов организации. Поэтому в групповых процессах принятие решения весьма существенную роль играет стадия согласования.
Лучший способ согласования решения состоит в привлечении участников к подготовке решения. Единоличное принятие решений, не прибегая к обсуждениям и согласованиям, ведёт к авторитарному стилю руководства, что существенно повышает риски ошибок, снижает эффективность решений.
Прежде чем рассматривать возможные варианты решения возникающей проблемы, руководителю необходимо определить критерии и показатели, по которым будет производиться сравнение альтернатив и выбор наилучшей. Критерии – это теоретическая оценка вариантов. Показатели – измеряемые оценки, выраженные в конкретных значениях.
Разработав возможные варианты решения проблемы, их необходимо оценить и сравнить достоинства и недостатки каждой альтернативы, объективно проанализировать вероятные результаты их реализации. Поскольку выбор осуществляется, как правило, на основе нескольких критериев и показателей, он всегда носит характер компромисса.
Критерии и показатели решений устанавливаются субъектом, принимающим решения, с учетом специфики проблем, внешней и внутренней среды, психологии и других особенностей.
Количество критериев должно быть ограниченным, чтобы не затруднять выбор, и соответствовать требованиям:
- Перспективности – смотря в будущее.
- Конкретности – соответствовать цели, проблеме.
- Обоснованности с разных аспектов последствий.
- Реальности выполнения.
- Другим, с учетом специфики решений.
Критериями выбора могут служить:
1.Мотив принятия решения.
2.Осуществимость. Оценка на основании:
- уровня квалификации для принятия решения (достаточны ли свои знания или нужны дополнительные и необходимы эксперты),
- текущее состояние дел - достаточно ли имеющихся ресурсов для реализации вариантов,
- денежные средства - оценка необходимых расходов, учесть возможные неденежные затраты, потери от выбора одного варианта в ущерб другого.
- других.
3.Приемлемость - степень, в которой вариант удовлетворяет поставленным целям.
4.Ожидаемая ценность (полезность исходов) = субъективная вероятность х субъективная полезность (объективная полезность альтернативы).
5.SWOT анализ.
6.Степень риска - анализ риска, т. е. какие наихудшие последствия, может иметь принятое решение - нижняя граница риска. Учет рисков производится на основе знаний и опыта. Риск – неотъемлемая часть любого дела, но рассудочный и оправданный.
7.Последствия в перспективе. Например сокращения людей в кризис – экономит затраты сегодня, но может вызвать большие расходы впоследствии связанные с набором, обучением, потерей производительности, недоверием персонала, уходу ключевых сотрудников.
8.Другие критерии в зависимости от решаемой проблемы.
Показателями выбора могут служить показатели результативности и эффективности, разрабатываемые на основании системы сбалансированных показателей, как составной части стратегии и тактики реализации решений.
Требования к показателям:
- Целенаправленность.
- Измеримость – основы на алгоритмах расчетов.
- Сопоставимость по алгоритмам расчета, с учетом временных факторов, с другими субъектами и т.д.
- Объективность – основаны на надежной информации.
- Своевременность.
Показатели результативности и эффективности:
1.Доход от реализации варианта.
2.Альтернативная стоимость.
3.Дисконтированный денежный поток.
4.Ожидаемая прибыль по варианту.
5.Рентабельность.
6.Рыночные позиции.
7.Другие показатели.
Сравнение вариантов производится по совокупности критериев и показателей. При оценке учитываются признаки: степень неопределенности (правильности оценки ситуации и неуверенность в результате), степень сложности, степень изменчивости, а также динамика этих признаков.
Критерии и показатели следует разделить на ограничения и желательные характеристики, а последние проранжировать по их относительной ценности. Ограничениями в реализации решения могут быть: решения другого субъекта, время, ресурсы, возможности исполнителей.
Для стратегических решений сравнение должно быть более обоснованным в количественном и качественном соотношении, для оперативных решений применяется упрощенный порядок.
После сравнения вариантов, принимается решение в пользу самого перспективного.
Решение должно быть целенаправленным, обоснованным, своевременным, конкретным.
Целенаправленность - на цели, которые выработаны.
Обоснованность - основаны на сборе, анализе информации, выборе из альтернативных вариантов, обеспеченные ресурсами, соответствующие законам, законодательным актам, стандартам, с учетом рисков и т.д.
Своевременность - вовремя приняты в установленные и согласованные сроки.
Конкретность - имеют одно толкование для постановщиков целей и исполнителей, предполагают определенные, измеренные результаты.
Решения также должны подразумевать субъект решения, объект.
Субъект решений - лица, принимающие и исполняющие решения. Необходимо учитывать их заинтересованность в решении (желание выполнить), психо-физиологические особенности (отношение к решению и формы его исполнения), профессиональную квалификацию (возможность выполнения).
Объект решений - предмет, на что направлено решение (деятельность, явление, человек и т.д.).
Важный аспект принятия решения – взятие обязательств перед другими (ответственность)! Безответственные решения дорого стоят и часто ведут в тупик.
Качество решений зависит от:
- Видения результатов (проблемы). Интуиции.
- Постановки правильных целей.
- Квалификации человека, принимающего решения.
- Информации.
- Оценки альтернатив.
Качество действий зависит от:
- Стратегии достижения целей.
- Квалификации исполнителей.
- Достаточности и качества ресурсов.
- Организации и управления.
Разработка стратегии – что и чем делаем, чтобы цель в результаты.
После принятия решения, следует разработать сценарий его реализации. Сценарий представляет собой стратегию – как будет осуществляться решение.
Стратегия подразумевает:
1.Пути достижения целей из альтернативных вариантов.
2.Факторы (движущие силы), определяющие достижения целей в путях.
3.Способы, применяемые для осуществления путей.
4.Программу стратегических усилий (мероприятий) в способах.
5.Определение необходимых и достаточных ресурсов для реализации программы и капитала для финансирования.
6.Тактику - систему управления реализацией стратегии.
7.Результаты реализации стратегии.
Роль, назначение стратегии:
- Оформляет видение бизнеса и его будущего образа для всех заинтересованных в нем сторон.
- Позволяет дать оценки намеченному развитию со стороны заинтересованных лиц.
- Излагает пути и средства по достижению целей, показывает результативность и эффективность достижения целей.
- Основа для оперативных решений.
- Постановка задач сверху - вниз. Информация снизу – вверх.
- Координация и согласование действий персонала по целям.
- Балансировка усилий в движущих силах бизнеса.
- Определение ресурсов и инвестиций для достижения целей.
- Измерение эффективности планируемых результатов.
Методология разработки стратегии приведена в статье «Модель разработки стратегии реализации целей».
Формализация решений состоит в: оформлении, согласовании, утверждении, доведении (оповещении) стратегии до исполнителей.
Оформление оперативных решений производится в соответствии с регламентами принятия решений (уставными, исполнительными) по утвержденным формам и по установленным системой корпоративных стандартов (СКС) процедурам. Смотри статьи «Система корпоративных стандартов», «Порядок разработки корпоративных стандартов». СКС является неотъемлемой частью тактики реализации стратегии.
Разработка тактики – организация и управление реализацией стратегии.
Процесс решения проблемы не заканчивается выбором альтернативы и разработкой стратегии, для получения реального эффекта принятое решение должно быть реализовано. Для успешной реализации решения, необходимо поставить задачи, определить бизнес-процессы, установить правила и стандарты, создать инфраструктуру, подобрать и расставить персонал, обеспечивать ресурсами, распределять их по центрам управления, контролировать и мотивировать выполнение действий. Это требует организации и управления (тактики).
Цель организации и управления – сделать человеческие усилия производительными (П. Друкер).
Организация подразумевает:
- Наличие миссии (полезность для общества).
- Инжиниринг бизнес-процессов.
- Организационную структуру – систему принятия и исполнения решений (стратегии), разделение труда.
- Порядок и правила принятия и исполнения решений, взаимодействия в рамках организационной структуры – систему корпоративных стандартов.
- Подбор, расстановку кадров в структуре.
- Необходимую инфраструктуру и рабочие места для бизнес-процессов.
- Бесперебойное обеспечение ресурсами бизнес-процессов.
Управление подразумевает:
- Функциональную обоснованность и обеспечение решений и действий: маркетинг, мониторинг внешней среды и рынков, юридическое, кадровое, финансовое и другие виды обеспечения.
- Планирование и бюджетирование деятельности.
- Оценку и измерение хозяйственных операций, используемых рессурсов и других аспектов деятельности.
- Сбор, обработку и предоставление информации.
-Анализ результатов деятельности, выполнения стратегии.
- Контроль финансово – хозяйственной деятельности.
- Мотивацию и стимулирование за результаты деятельности.
Методология организации и управления деятельностью приводится в статьях «Модель организации бизнеса», «Система результативного управления бизнесом», «Три опоры бизнеса».
Можно принять немало разумных и полезных решений, но без рациональной организации и управления, они останутся благими пожеланиями и не дадут ожидаемого эффекта.
Волевые воздействия на субъекты в рамках тактики. Выполнение действий в рамках организации и посредством управления.
Сами по себе системы реализации решений не будут работать без приложения воли, предпринимательских способностей, необходима постоянная энергия каждодневных усилий.
Управляющие воздействия состоят в направлении, координации, взаимодействии центров управления, персонала, и осуществляются посредством применения управления в системе организации деятельности. Воздействия совершаются в форме оперативных решений и действий в бизнес-процессах по исполнению стратегических установок, с учетом изменений в средах деятельности. Оперативные решения воспроизводятся через приказы, распоряжения, указания, обеспечение ресурсами, контроль, мотивацию.
"Управление — это особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную целенаправленную и производительную группу" (П. Друкер).
Получение результатов: оценка, корректировка решений и действий.
Волевые воздействия приводят к положительным результатам и эффективности, в случае правильности решений и действий. Чтобы не заблудится и контролировать правильность решений и действий, необходимо постоянное измерение и оценка результатов. Она производится на основании информации, формируемой в информационной системе. Информационная система разрабатывается на базе стандартов финансовой отчетности и включает в себя:
1.Методы измерения и оценки фактов хозяйственной деятельности. Смотри статьи «Три опоры бизнеса», «Активы – пассивы, доходы – расходы, прибыль».
2.Показатели результативности и эффективности.
3.Финансовый учет и отчетность.
4.Управленческий учет и отчетность.
5.Бенчмаркинг.
Оценка осуществляется сопоставлением стратегических и фактических показателей. Анализом показателей выявляются причины отклонений. На основании причин вырабатываются изменения и корректировки в решениях и действиях.
Смотри статьи «Модель управления ресурсами», «Технология оптимизации себестоимости».
Разумная тщательность подготовки решений позволяет сокращать стоимость возможных ошибок, обеспечивать точность стрельбы по выбранным мишеням. Система принятия и выполнения решений не может гарантировать правильность и результативность решений и действий, но является своего рода «иммунной системой», препятствующей развитию кризисов, способствующей оптимизации деятельности, что доказывается развитием мировой цивилизации.
В этом мире нет гарантий, есть только возможности! (Д. Макартур)
Совершенствование системы принятия решений – это накапливаемая мудрость человечества.
Приложение №1.
Понятия терминов, используемых в статье.
Цель - это идеальное, мысленное предвосхищение результата деятельности.
Результат - то, что в конце деятельности. Франц. - следствие чего-либо, последствие, конечный вывод, итог, конец дела. Результат – есть полученные выгоды и польза для всех заинтересованных в нем сторон.
Эффект (от лат. effectus — исполнение, действие) - результат, следствие действий.
Эффективность - относительный эффект действий, определяемый как отношение эффекта, результата к затратам, расходам, обусловившим, обеспечившим его получение. Получение положительного результата определенных действий.
Решение - намерение сделать чего либо. Обоснованный выбор из альтернатив достижения цели, на основании принципов, критериев (суждения для оценки), информации, последствий, с учетом неопределенности, изменчивости, противоречивости внешней и внутренней среды действий.
Действие — процесс взаимодействия с каким–либо предметом, в котором достигается определенная, заранее определенная, цель.
Перспектива (от лат. perspicio - ясно вижу) – представление предполагаемых событий, планы, виды на будущее.
Альтернатива (франц. alternative от лат. alter — один из двух) — 1) один из возможных вариантов экономического поведения, сравниваемый с другим вариантом в целях выбора лучшего способа действий; 2) управленческое решение, противопоставляемое другому решению, исключающему данное.
Альтернативная стоимость [opportunity cost] - доход, упущенный в результате принятия решения:
А) Альтернативная стоимость - стоимость наилучшей упущенной возможности использования затраченных на их создание ресурсов.
Б) Альтернативная стоимость - стоимость возможностей, от которых приходится отказаться, чтобы получить возможность приобрести данные блага.
Принцип (лат. - principium) начало, основа. Исходное положение теории, правило деятельности организации
Критерий (лат. – kreterion) средство для суждения, признак на основании которого производится оценка.
Показатель - выражение зависимости в системе. Чем описывается часть системы. Показатель - обобщенная характеристика свойств объекта или процесса. Показатель выступает методологическим инструментом, обеспечивающим возможность проверки теоретических положений с помощью эмпирических данных.
Причина - (лат. causa), явление, непосредственно обусловливающее, порождающее др. явление — следствие. В реальном мире все явления и процессы находятся в универсальной связи и взаимодействии. Понятие "П." предполагает выделение некоторой группы явлений или системы, в рамках которой устанавливается причинное отношение между определёнными явлениями и процессами. Каждое явление находит своё основание в некоторых других и определяется ими как своими П.
Следствие (последствие) – явление, процесс, обстоятельство, положение, являющееся выводом из чего – нибудь. Последствие обуславливается причиной.
Проблема (лат. – problema) задача, сложный вопрос. Существует два взгляда на сущность проблемы. Согласно одному – проблемой считается ситуация, когда поставленные цели не достигнуты или существует отклонение от заданного уровня. В соответствии с другим взглядом – проблемы следует рассматривать так же как потенциальную возможность повышения эффективности. Объединяя оба эти подхода, будем понимать под проблемой расхождение между желаемым и реальным состояниями.
Задача – поручение, задание, вопрос, требующий решения на основе определенных знаний, размышлений и действий, также поставленная цель, которую стремятся достигнуть.
Объект - явление, предмет на который направлена деятельность.
Субъект – кто принимает решения.
Стратегия – искусство как добиваться целей (желания в действительность). Выбор направления достижения целей, исходя из ограниченности ресурсов, способов для максимального результата.
Тактика – искусство ведения боя, построение войск (греч). В бизнесе – практические действия по воплощению стратегии.
Фактор (лат. - делающий, производящий). Причина, движущая сила какого – либо процесса.
Организация - сообщаю стройный вид, устраиваю (лат.) - внутренняя упорядоченность, согласованность процессов и действий, ведущих к достижению целей.
Управление (фр) – искусство направлять на цель. Сознательные целенаправленные воздействия человека на объекты деятельности для получения ожидаемых результатов.
Управление – осуществление функций по обеспечению деятельности напрямую не связанных с производством товара (юридическое, бухгалтерское и другое обеспечение деятельности), но обеспечивающих его целенаправленное и эффективное производство и продажу.
Рациональность - соответствие средств избранной цели (целесообразность), способность всегда выбирать лучшую из имеющихся альтернатив, если оно имеет максимально ожидаемую полезность.
Приложение №2.
Виды решений:
- По периоду реализации - стратегические, тактические, оперативные.
- По сфере действия - маркетинговые (продажи), технические (инфраструктура, технология, материалы, наука и др.), организационные (структура, распределение ответственности и прав), финансовые (распределение ресурсов), социальные (кадры, мотивация) и др.
Подробнее см. стр. 296 (2).
- По организации выработки: коллективные и личные.
- По сложности: стандартные, нестандартные.
- По повторяемости: разовые, повторяющиеся.
Комментариев нет:
Отправить комментарий