воскресенье, 25 мая 2014 г.

Как организовать планирование.


В чем важность организации планирования?
1. Управлять причинами успеха (процессами, трудом, ресурсами), а не следствиями (деньгами).
2. Качество планирования зависит от качества структурирования деятельности.
3. Организация определяет основные издержки предприятия.
4. Планировать от целей и возможностей, а не только от фактических достижений.
5. Комплексность планирования от задач к ресурсам, труду и результатам.



Планирование – часть управления, системы воздействия на центры управления для осуществления практической деятельности и достижения эффективных результатов.
Объекты воздействия: процессы, ресурсы, труд.
Процесс – совокупность действий для достижения определенных результатов.
Ресурсы   -  возможности и средства реализации целей в фактические результаты.
Труд – целенаправленные решения и действия, выполняемые  персоналом в процессах и состоящие в соединении и взаимодействии всех факторов получения результатов.
Способ воздействия – внутрифирменное управление.
Внутрифирменное управление (ВФУ) – это организация и управление деятельностью, инструмент направления действий на объекты и факторы результативности.
Рис. 1 Схема внутрифирменного управления.




Объекты конкретизируются в центрах управления.
Центр управления – функциональная часть организации, отвечающая за выполнение определенных функций  и установленных  задач, и наделенная определенными правами, ресурсами.
Центры управления (ЦУ):  а) зависимые предприятия, филиалы, представительства; б) топ-направления (например, коммерческий директор с подчиненными подразделениями); в) подразделения любого подчинения; г) сотрудники в единственном числе, отвечающие за  направление деятельности.
Почему и зачем организация?
Организация - структурирует деятельность для лучшего управления: измерения, оценки, планирования, контроля, анализа.
Организация служит:
- для понимания, как будем получать результаты – моделирование денежного потока;
- для управления процессами, трудом: кто, что делает, на основании чего, как;
- для управления ресурсами: какие, где, сколько, как привлечь, за счет чего, как распределять между центрами управления.
Задачи организации:
1. Правильность, обоснованность и оперативность решений.
2. Количество и качество действий.
3. Подбор и расстановка персонала.
4. Производительность взаимодействия.
5. Рациональность используемых ресурсов.
6. Оптимизация производительности, затрат ресурсов и рисков.
7. Определение правил и процедур действий.
Содержание организации деятельности:
- Инжиниринг и реинжиниринг бизнес-процессов.
- Структурирование принятия и исполнения решений: организационное структурирование, структура труда.
- Проектирование кадровых ресурсов: профессионально – квалификационная структура, численность, тарифная организация оплаты труда.
- Регламентация деятельности - система корпоративных стандартов.
- Структурирование и проектирование системы ресурсов: инфраструктура, рабочие места, условия труда, обеспечение ресурсами.
- Разработка системы показателей оценки деятельности в целом и ЦУ.
Почему и зачем управление?
Управление - инструменты воздействия на организацию для получения ожидаемых результатов.
Задачи управления:
1. Целенаправленность деятельности.
2. Количество и трудоемкость действий и взаимодействия.
3. Наличие необходимых и достаточных ресурсов для осуществления процессов.
4. Координация и сбалансированность деятельности. Производительность системы определяется самым узким местом.
5. Оптимизация производительности и затрат ресурсов.
Содержание управления:
- Планирование труда и ресурсов.
- Сбор, обработка, предоставление информации.
- Оперативное управление: административное руководство, контроль, анализ, оценка, мотивация.
Технология внутрифирменного управления:
1. Организация ЦУ и системы управления.
2. Планирование и бюджетирование деятельности в целом и ЦУ.
3. Ввод данных в информационную систему.
4. Руководство трудом. Контроль.
5. Получение фактических результатов, отражение в информационной системе.
6. Оценка, анализ информации. Мотивация.
7. Формирование планов на следующий период.
Организация и управление – это мультипликаторы затрат предприятия в доходы, поэтому очень важно уделить этому самое пристальное внимание.

Планирование – основной способ управления.
Роль планирования:
1. Направление действий на цели и реализацию стратегии.
2. Постановка задач. Определение действий на период.
3. Измерение и оценка прогнозируемых результатов.
4. Распределение ресурсов между центрами ЦУ.
5. Координация, взаимодействие, балансировка действий и ресурсов.
6. Контроль и анализ.
7. Мотивация.
Задачи планирования:
1. Разработать конкретные действия по реализации стратегий.
2. Поставить задачи и установить показатели центрам управления.
3. Определить потребность в ресурсах, источниках их финансирования с учетом стратегических параметров.
4. Распределить ресурсы между бизнес-процессами, центрами управления. Сбалансировать деятельность.
5. Оптимизировать производительность и затраты ресурсов.

Планирование – определение действий и результатов (финансовых и нефинансовых).
Бюджетирование – установление ресурсов для действий и результатов.

Виды планирования и бюджетирования:
- виды деятельности: торговля, производство продукции, оказание услуг, проведение работ. Внутри по видам товаров, работ, услуг.
- по времени: долгосрочное (стратегическое), годичное (текущее), оперативное (месяц, неделя).
- по процессам: маркетинг (рынок), сбыт (товар), разработка и производство (количество, качество товара), управление деятельностью.
- организационная структура: холдинг, компания, подразделение, сотрудник.
- по финансовой роли: активы, пассивы, доходы, затраты, денежные средства, прибыль, инвестиции.
- по финансовому назначению: операционная, финансовая, инвестиционная деятельность.

Организация планирования:
- Кто – субъекты.
- Кому – предприятие, ЦУ.
- Что – объекты: задачи по функциям и факторам, труд, ресурсы, результаты (продукция и показатели). Виды планирования. Структура планов и бюджетов.
- Как – входящие основания, способы и технология планирования.
- Чем – методы и средства, инфраструктура для планирования.
- Когда – временные диапазоны составления планов, периоды.

КТО.
Подготовка  планов  и  бюджетов,  контроль  исполнения  может  вестись  специальными  функциональными  подразделениями  (плановым,  финансовым  отделами,  бухгалтерией  и  др.),  отдельными  исполнителями.  Принятие  проектов  бюджетов  может  осуществляться  на  основе  единоначалия  -  руководителем  компании,  или  коллективным  органом  (например,  бюджетным  комитетом). Планы  и  бюджеты  утверждаются высшим  органом  управления  в порядке,  предусмотренном  учредительными  документами.
КОМУ.
Планирование осуществляется в целом по предприятию и по ЦУ (организационной структуре), чтобы обеспечить постановку задач и действий сверху вниз.
ЧТО.
Структура планов и бюджетов зависит от:
- вида(ов) деятельности: производство, торговля, услуги и т.д.;
- масштабов и географии деятельности;
- номенклатуры, свойств товара (ов), их количества;
- политики и подходов руководителей;
- квалификации специалистов по планированию;
- других индивидуальных особенностей предприятия.
Система планирования предприятия:
1. Стратегический план развития.
2. Текущее и оперативное планирование и бюджетирование.
Направления планирования для предприятия в целом (пример):
- Виды деятельности. Товар(ы).
- Рынок: стратегия, позиции, конкурентные преимущества, география и другие.
- Объемы реализации: количество товаров, цены, выручка.
- Стратегические задачи и действия – показатели результативности и эффективности.
- Центры управления: задачи, действия, показатели оценки.
- Ресурсы: виды, количество, качество, стоимость.
- Труд – трудовые показатели: производительность, численность, фонд оплаты труда и другие.
- Финансовые показатели: баланс активов и пассивов, бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, план финансовых показателей.

Структура планов предприятия (пример).
- План целей. Виды деятельности. Товар(ы). Рынок: стратегия, позиции, конкурентные преимущества, география и другие. Задачи.
- План реализации: ключевые действия, номенклатура и количество товаров, цены, выручка.
- План процессов: маркетинговый план, производственный план, план сбыта, план обеспечения деятельности (управленческие функции).
- План труда: решения, действия (мероприятия, график работ), средства, способы, сроки, трудоемкость, исполнители, контроль, показатели. Трудовые показатели: производительность, численность, фонд оплаты труда и другие.
- План ресурсов: финансовые, материальные, нематериальные и другие.
- План инвестиций.
- План результатов: рыночные, экономические, социальные и другие показатели.
- Планы по центрам управления.
Структура бюджетов предприятия (пример).
- Баланс активов и пассивов.
- Бюджет движения денежных средств.
- Бюджет доходов и расходов.
- Бюджет инвестиций.
- План финансовых показателей.
Общие объекты для планирования подразделений:
Действия - выполнение задач, функций, приказов и распоряжений, поручений.
Продукция – то, что является результатом работы подразделения за период.
Затраты подразделения: материалы, ФОТ, услуги, прочие.
Конкретные показатели в зоне ответственности (по положению о подразделении).
КАК.
Организация и процесс планирования осуществляются на основе:
1. Законодательства, нормативных актов РФ.
Законодательство по деятельности организаций в целом и отдельным видам отношений: Гражданский кодекс, Трудовой кодекс, Экологический, Таможенный, Валютный и другие.
Организационно – правовые формы организаций и правила их функционирования.
Налоговое регулирование.
Финансовое законодательство (правила осуществления расчетов, инвестиции и т.д.).
2. Устава, решений высших органов управления, корпоративных стандартов.
3. Стратегии развития.
4. Тактики: локальные стратегии (производственная, сбытовая, финансовая, кадровая), организационная система (структура, корпоративные стандарты, организация труда и оплаты), система управления предприятием.
5. Способов, методов управления экономикой предприятия.

Система планирования базируется на:
- технологиях бизнес-процессов, выполнения работ;
- организационной структуре;
- организации труда и заработной платы;
- системе ресурсов организации;
- маркетинговой информации;
- системе измерения и оценки: факторы, показатели;
- информационных стандартах (РСБУ, IFRS, GAAP) и системе информации;
- системе организации планирования;
- заключенных договорах.
Принципы планирования:
Комплексность – охватывает все направления бизнеса.
Системность – сочетание организационных и управленческих инструментов.
Измеримость – количественная, стоимостная, нефинансовая оценки.
Осмотрительность – надежность информации.
Существенность – учет фактов, которые оказывают существенное влияние на результаты.
Рациональность – затраты на планирование должны быть меньше выгод.
Способы планирования.
Организационные способы планирования:  сверху  -  вниз,  снизу  -  вверх,  встречным  планированием и методами:  от  общего  к  частному,  от  частного  к  общему.
Планирование  сверху  -  вниз  обеспечивается  плановой  службой  и  доводится  до  сведения  исполнителей.
Планирование  снизу  -  вверх  строится  на  разработке  проектов  планов ЦУ,  которые  потом  консолидируются  и  обрабатываются  плановой  службой в общий план.
Вышеуказанные  способы  имеют  как  достоинства, так  и   недостатки: небольшие  затраты, использование  ограниченной  информации  («верхней»  или  «нижней»),  превалирование  интересов  разработчиков  и  другие.
Способ  встречного  планирования,  несмотря  на  то,  что  он  более  затратный,  чем  два  других,  позволяет  сочетать  в  себе  их  достоинства  и  нивелировать  недостатки.
Технология  планирования:
1. Сбор  и  систематизация входящей, исходной  информации по объектам планирования.
2. Систематизация информации по объектам, структуре планирования.
3. Разработка  планов  и  бюджетов,  их  консолидация  и  согласование.
4. Утверждение плана и доведение до исполнителей.
5. Контроль  выполнения  планов  и  бюджетов.
6. Анализ  показателей  и  результатов.
7. Формирование  отчетности.
ЧЕМ.
Основные методы планирования и бюджетирования:
- Измерение и оценка. Расчеты показателей.
- Прогнозирование.
- Моделирование (схема действий).
- Программирование (обоснование реализации решений).
- Формирование и предоставление информации. Контроль и анализ.
- Нормирование.
- Согласование решений. Экспертиза проектов и договоров.
- РСФУ, IFRS (МСФО), GAAP.

«Вы не можете управлять тем, что не можете оценить» (В. Хьюлетт).
Поэтому в планировании используется система измерения и оценки, которая заключается в разработке оценочных показателей деятельности предприятия и ЦУ.
В системе планирования могут использоваться методы управления (пример):
- Activity Based Budgeting – планирование, основанное на действиях.
- Resource Based View – ресурсная теория фирмы (Барни).
- SWOT analysis – анализ возможностей и угроз, сильных и слабых сторон бизнеса.
- Balanced scorecard – сбалансированная система показателей (ССП).
- Key Performance indicators – ключевые показатели эффективности.
- CVP (Cost – Volume – Profit) – анализ объема, затрат и прибыли.
- EVA – Economic Value Added – экономическая добавленная стоимость.
- Cash Value Added – денежная добавленная стоимость.
- Discounted Cash Flow – дисконтированный денежный поток.
- Модель Дюпона.
- Absorption Costing – калькулирование себестоимости методом полного поглощения затрат.
- Другие методы по выбору компании.
Планирование может производиться ручными методами с использованием отдельных средств обработки информации (например, EXCEL, Access и другие), так и системными информационными средствами (1С, Navision, Галактика, SAP R/3, Инталев и другие).
Информационные технологии (ИТ) должны быть адаптированы к конкретной деятельности и отражать систему управления организацией, но не наоборот, систему приспосабливать к ИТ. Применение ИТ должно соответствовать принципу: не автоматизировать беспорядок.
КОГДА.
Необходимо разработать и утвердить в Положении о планировании график планирования и бюджетирования.
Пример графика.
Стратегический прогноз на планируемый год и последующие 2 года – до 1 сентября года предшествующего планируемому периоду.
Проект плана предприятия на планируемый год – до 1 ноября.
Утвержденный план предприятия – до 15 ноября.
Проекты планов подразделений на планируемый год – до 15 декабря.
Утвержденные планы подразделений – до 20 декабря.

Информационная система.
Информационная система – база для планирования, контроля и анализа.
Ключевые моменты в информационной системе: какая, кто, в каком виде, как, посредством чего. При этом должно обеспечиваться качество информации, соответствие принципам и требованиям к информации (РСБУ, МСФО и другие стандарты).
Задачи информационной системы:
1. Сбор информации из внешних и внутренних источников.
2. Измерение и оценка фактов, действий, результатов.
3. Формирование документов и документооборота.
4. Формирование  полной,  достоверной, оперативной  отчетности  о  деятельности  организации,  ее  имущественном  положении в соответствии с принципами и требованиями.
5. Предоставление информации пользователям.
Процесс формирования информации базируется на общей информационной системе предприятия и реализуется через учет.
Структура информационной системы:
1. Финансовый учет и отчетность (в том числе налоговый учет и отчетность).
2. Управленческий учет и отчетность.
3. Документооборот.
Финансовый учет.
Регулирование финансового учета осуществляется посредством внешних стандартов:
- Законодательство РФ.
- Нормативные акты Минфина, ЦБ и других государственных органов, отраслевые стандарты.
- Государственные стандарты по бухгалтерскому и налоговому учету.
- Международные стандарты финансовой отчетности (МСФО, GAAP).
Регулирование финансового учета осуществляется посредством внутренних  стандартов организации:
- Устава,  решений высших органов управления.
- Информационной политики.
- Распорядительных документов.
- Системы корпоративных стандартов.
Информационная политика финансового учета предусматривает:
1. Учетная  политика.
2. План  счетов.
3. Формы  первичных  документов.
4. Порядок  проведения  инвентаризации  и  методы  оценки  видов  имущества.
5. Правила  документооборота,  технология  обработки  информации.
6. Правила архивирования документов.
7. Порядок  контроля  хозяйственных  операций.
8. Табель отчетности.
Информация  в финансовом учете формируется посредством фиксации  событий  и  фактов,  путем  отражения  операций методами начисления и двойной записи на основе первичных документов для выявления финансовых результатов деятельности. Отражение операций производится на основании стандартов финансовой отчетности. Информация представляется потребителям в виде отчетов.
Управленческий учет.
Управленческий учет ориентирован на формирование необходимой информации  о различных направлениях деятельности.
Организационные объекты  управленческой информации:
Деятельность в целом, виды деятельности и отдельные товары.
Центры управления в организационной структуре.
Бизнес-процессы и отдельные технологические операции.
Сотрудники.
Результаты деятельности: рыночные, продажные, финансовые, кадровые и другие.
Экономические объекты информации:
Ресурсы - себестоимость.
Труд: кадры, производительность и другие.
Результаты деятельности: рыночные, продажные, финансовые и другие.
Управленческий учет использует информацию финансового учета.
Регулирование управленческого учета осуществляется посредством внутренних  стандартов организации:
- Устава,  решений высших органов управления.
- Управленческой информационной политики.
- Организационной  структуры,  штатного  расписания,  положений  об  отделах,  должностных  инструкций.
- Распорядительных документов.
- Системы планирования.
- Системы корпоративных стандартов.
Информационная политика управленческого учета предусматривает:
1. Управленческая учетная  политика.
2. План  регистров (счетов).
3. Технология  обработки  информации.
4. Методы измерения и оценки.
5. Табель отчетности.
Информация  в управленческом учете формируется посредством фиксации событий,  фактов, измерений и оценок, путем отражения  выбранными методами в регистрах учета и отчетности, для выявления финансовых и нефинансовых результатов деятельности. Отражение информации производится на основании управленческой информационной политики. Информация представляется потребителям в виде отчетов.
Информационная поддержка планирования:
- Информационная модель: какая, где (программа и отдельные документы), как, когда, кому.
- Входная информация (план).
- Оперативная информация по выполнению планов и бюджетов.
- Исходящая информация (отчеты).

Реализация планирования и бюджетирования.
Воплощение планов в фактические результаты осуществляется через административное руководство.
Задачи административного руководства:
1. Направить действия на выполнение поставленных задач.
2. Обеспечить производительность действий, рациональность использования ресурсов.
3. Получить фактические результаты и эффективность не ниже запланированных.
Административное руководство состоит в принятии оперативных решений, руководстве  оперативными действиями, посредством практического применения организационных и управленческих систем, административных методов, психологического воздействия, на основании мотивации ЦУ и сотрудников.
Управляющие воздействия на руководителей подразделений, ответственных лиц, воплощаются на основе планирования, информации в направлении выполнения: текущих планов, бюджетов, показателей, в корректировке решений и планов, в зависимости от изменений во внешней и внутренней среде.
Важно, чтобы ЦУ действовали в рамках организационной, экономической, кадровой политики предприятия, не допускали своими действиями возникновения кризисов, конфликтов, снижающих результативности и эффективности.
Формы управляющих воздействий.
 Административные методы.
Это методы прямого воздействия на персонал, подразумевающий директивные, обязательные распоряжения. Они основываются на властных отношениях, дисциплине, ответственности, принуждении («кнут»).
Содержание методов зависит от стиля управления: директивный, командный, синтез.
Виды административных методов:
- регламентированный (система корпоративных стандартов);
- распорядительный: постановка задач, поручения, контроль исполнения;
- нормативный (установление норм).
Регламентированный метод: а) издание: положений, инструкций и других корпоративных стандартов; б) стимулирование; б) административная и материальная ответственность и другие.
Распорядительный метод: приказы, распоряжения, указания, поручения.
Нормативный метод - установление норм и нормативов затрат или выполнение заданного объёма работы в определённых организационно-технических условиях.
Мотивация.
Мотивационное управление («пряник») состоит в создании системы материального и морального поощрения за производительный, качественный труд и положительные результаты.
Задачи системы мотивации:
- Направить и побудить персонал к достижению целей деятельности (совместного труда).
- Обеспечить реализацию личных интересов через получение эффективных результатов совместного труда.
- Стимулировать рост персональной работоспособности для повышения производительности труда в целом по организации.
- Формировать лояльность персонала к целям, миссии, ценностям компании.
- Объективно вознаграждать  трудовой вклад в результаты деятельности.
- Создать конкурентные преимущества на рынке труда.
Система мотивации строится на организационной структуре, правилах, системах планирования, информации, контроля и анализа, доверии.
Требования к системе мотивации:
- Направленность на результаты деятельности и эффективность.
- Четкость, понятность системы стимулов.
- Сочетание материальных и моральных стимулов.
- Сочетание заинтересованности в общих и личных достижениях: непротиворечивость, баланс.
- Обоснованность оценок: критерии, условия, порядок поощрения.
- Объективность стимулирования и поощрения. Исполнение обязательств по системе.
- Формализация системы. Открытость для персонала.
Система оплаты труда:
1. Тарификация сложности труда и квалификации персонала в должностных окладах, разрядах, нормах оплаты труда.
2. Определение доплат, надбавок за дополнительный труд, условия и режимы труда, профессиональные достижения и другие отклонения от тарификации.
3. Установление критериев, условий и порядка начисления и выплаты условно-постоянной части заработной платы.
Система оплаты труда обеспечивает оценку и стимулирование: роста квалификации персонала, объема и качества выполняемой работы, роли в  сотрудника в достижениях бизнеса. Нельзя забывать сотрудников при оценке.
Система материального стимулирования:
1. Определение видов дополнительного вознаграждения за достижение общих и индивидуальных показателей результативности и эффективности.
2. Установление критериев, условий и порядка начисления и выплаты переменной части заработной платы.
Система материального стимулирования обеспечивает заинтересованность: в реализации целей бизнеса, в выполнении задач центрами управления, в персональном вкладе в достижения.
Система  морального и социального поощрения:
1. Определение видов поощрения за достижение общих и индивидуальных показателей результативности и эффективности.
2. Установление критериев, условий и порядка поощрения коллективов и сотрудников.
Система морального и социального поощрения обеспечивают заинтересованность в общих и индивидуальных результатах труда через признание заслуг, в сочетании с материальным  стимулированием.
Содержание системы мотивации проектируется исходя из особенностей и возможностей конкретного бизнеса.
Стимулирование и поощрение, производится из добавленной стоимости – сколько % на дополнительные стимулы из прироста объемов сверх точки безубыточности.
Пример 1. Цеху был установлен план по выпуску продукции 20 млн. руб. на месяц. ФОТ – 3000 тыс.руб, в том числе 2000 тыс. руб. окладный. По итогам месяца выпуск продукции составил  22 млн.руб., т.е. рост на 10%. Установленный норматив корректировки ФОТа на прирост объема 1,5%.  Фактический фонд премирования по выполнению плана продукции за месяц 1030 тыс.руб.   (22000 – 20000) х 0,015 + (3000 – 2000)
Пример 2. Если положением о премировании предусмотрено дополнительное премирование за экономию затрат в размере 30%, то фонд премирования увеличится. Экономия материальных затрат:  план 1400 тыс. руб., скорректированный план на выпуск продукции 1400 х 1,1 = 1540, факт по расходам материалов составил 1430 тыс.руб. Экономия материальных затрат 1540 – 1430 = 110 тыс. руб. х 0,3 = 33 тыс.руб. Общий фонд премирования 1030 +33 = 1063 тыс.руб. Для выравнивания разовых колебаний, начисление фонда премирования может производиться по итогам квартала или другого периода.  
Фонд премирования управленческих подразделений должен зависеть от общих результатов деятельности предприятия. Если фактические показатели по итогам квартала выше запланированных, то общий фонд премирования увеличивается по установленному нормативу. Пример. Плановый фонд премирования управленческий (бюджет организации) при кпд использования экономического потенциала (синтетический показатель) на квартал 0,4 – 10000 тыс. руб. Норматив увеличения базового фонда премирования 50%  за каждые 0,1 прироста КПД. Фактический КПД составил 0,45, фактический фонд премирования 10250 тыс.руб (10000 х 0,5 х (0,45 – 0,4) + 10000). Распределение общего фонда премирования между управленческими подразделениями осуществляется в зависимости от выполнения планов подразделений (показателей ЦУ). При невыполнении норматива КПД в диапазоне от 0,4 до 0,35 размер планового фонда премирования снижается на 50% до 5000 тыс. руб., если ниже 0,35 премия не выплачивается.

Выводы.
Организация планирования – это фундамент, от качества построения которого, зависит качество планирования деятельности предприятия в целом, так и отдельных центров управления. Недостатки в организации влияют на обоснованность измерения и оценки деятельности и снижают эффективность достижения результатов. Поэтому необходимо уделять пристальное внимание организации планирования.




1 комментарий:

  1. Отличная статья. Рекомендую тем, кто занимается или осваивает управленческую деятельность

    ОтветитьУдалить