Модель организационного аудита

Деятельность – труд (совокупность решений, действий, взаимодействий), направленный на воплощение поставленных целей в фактические результаты, посредством применения необходимых ресурсов.

Цели (результаты) совместной деятельности:

§  Товар – продукт в материальной и(или) нематериальной форме, произведенный для потребления, и пользующий спросом покупателей. Показатели: количество, качество. 

§  Выручка (доход) – стоимостная (ценовая) оценка  реализованного товара.

§  Прибыль – положительная разница между выручкой от продажи товара и затратами на его производство и продажу.

Содержание деятельности:

цели + стратегия реализации целей + организация + управление + ресурсы + труд = результаты

Следовательно,  деятельность характеризуется результативностью – что достигнуто, и эффективностью – как достигнуто. Результаты выражаются в достижении целей, конкретной выгоде и пользе, полученными участниками совместной деятельности и обществом.

Результат  (франц.) -  следствие, последствие, конечный вывод, итог дела.

Результат  – фактическое воплощение целей, то, что получено в ходе целенаправленной  совместной деятельности и выражается в виде: количества, качества произведенной продукции, выручке, доходах, налогах, заработной плате, материальной выгоде и моральной пользе участников деятельности и государства.

Результативность - степень достижения запланированных целей  деятельности, выполнения  поставленных задач и их параметров (ИСО 9000 – 2015).

Эффект (от лат. effectus — исполнение, действие) - результат, следствие каких-либо причин, действий.

Эффективность - получение положительных результатов вследствие определенной деятельности (процесса, операции, проекта и прочее), в соотношении к затратам ресурсов и труда, обусловившим их получение.

Эффективность выражается в получении прибыли, чистого денежного потока, а также в достижении других запланированных показателей эффективности деятельности.

Какие средства позволяют обеспечивать достижение результативности и эффективности деятельности? Такими признанными средствами являются: организация и управление.

Организация и управление служат для того, чтобы сделать усилия производительными (П. Друкер).

Организа́ция (от греч. оrganizo – устраиваю, ὄργανον — инструмент). 

Организация  (лат - сообщаю  стройный  вид,  устраиваю)  -  внутренняя  упорядоченность,  согласованность  процессов  и  действий,  ведущих  к  достижению   целей.

Организация – осуществление целенаправленной деятельности на основе разделения труда, технологичности процессов, рациональности действий, обеспечения взаимодействия (синтеза усилий для реализации общих целей), создания оптимальной инфраструктуры, подбора, расстановки, развития персонала, оплаты труда, обеспечения ресурсами.

Организация, как форма - объединение людей, совместно реализующих цели, и действующих на основании определенных правил и процедур.

Организация – это инструмент превращения целей в реальные и эффективные результаты деятельности посредством воздействия на факторы успеха.

Необходимость организации для результативности и эффективности:

1.        Видеть перспективу, установить цели, определить стратегию.

2.        Качество и обоснованность решений, действий.

3.        Обеспечение взаимодействия между руководством, центрами управления, сотрудниками. Объединение усилий в направлении целей.

4.        Профессиональное разделение труда.

5.        Рациональность труда на основе технологичности процессов.

6.        Обоснованность рациональности необходимой инфраструктуры и привлекаемых ресурсов.

7.        Подбор, расстановка, развитие компетенций персонала. Стимулирование труда.

Организация реализуется в виде организационной системы, то есть взаимосвязанных и взаимодействующих элементов.

Организационная система:

Ø  Цели и стратегия их реализации.

Ø  Подсистема  бизнес – процессов достижения целей.

Ø  Подсистема принятия и исполнения решений: организационно–правовая форма; организационная структура.

Ø  Подсистема структуры кадров: профессиональная, квалификационная, численная структура;  порядок и условия оплаты труда.

Ø  Подсистема корпоративных стандартов.

Ø  Подсистема ресурсов: инфраструктура, рабочие места и другие ресурсы, обеспечение ресурсами, обеспечение нормальных условий труда.

Ø  Подсистема подбора, расстановки и развития персонала.

"Управление — это особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную целенаправленную и производительную группу" (П. Друкер)

Управление (фр) – искусство направлять на цель. Сознательные целенаправленные воздействия субъектов на объекты деятельности для получения ожидаемых результатов

Управление – это направление усилий на цели организации, обеспечение  выполнения решений, снабжение ресурсами, координация взаимодействия  участников, предотвращение отрицательных последствий, мотивация на результаты, оперативное руководство деятельностью.

Управление - система воздействия на труд, ресурсы в процессах в рамках организационной системы в направлении критических факторов успеха.

Необходимость управления для результативности и эффективности:

Ø  Функционирование организационной системы в практической деятельности.

Ø  Получение информации об изменениях внешней среды. Коммуникации во внешней среде.

Ø  Информационное обеспечение выработки обоснованных решений и действий. Предупреждение излишних затрат и отрицательных результатов деятельности. Оценка рисков.

Ø  Планирование и бюджетирование  труда и ресурсов для выполнения стратегии. Распределение ресурсов между бизнес-процессами и центрами управления, сотрудниками для производства и продажи товаров.

Ø  Координация усилий и взаимодействия между центрами управления и сотрудниками. Доведение до исполнителей задач, показателей ожидаемых результатов, нормативов ресурсов. Интеграция труда и ресурсов в продукцию и доходы.

Ø  Оптимизация затрат ресурсов.

Ø  Оперативное управление трудом и персоналом: административное руководство, стимулирование результатов труда и деятельности, психологическое влияние.

Ø  Достижение целевых количественных, качественных, стоимостных показателей.

Ø  Мониторинг настоящих и будущих изменений.

Управление реализуется в виде системы, то есть взаимосвязанных и взаимодействующих элементов.

Структура системы управления:

§   Подсистема маркетинга, мониторинга внешней среды.

§   Подсистема планирования и бюджетирования деятельности.

§   Подсистема измерения и оценки хозяйственных операций, используемых ресурсов и других  аспектов деятельности.

§   Подсистема информации.

§   Подсистема анализа и контроля финансово – хозяйственной деятельности, результатов, выполнения стратегии.

§   Подсистема стимулирования.

§   Подсистема административного руководства.                

Организация и управление – основные инструменты достижения результативности и эффективности. Это динамичные инструменты, требующие периодического совершенствования и модернизации, как например двигатели. Иначе они препятствуют движению и развитию, а то и замедляют его.

Недостатки в организации и управлении также влияют на психологический климат, здоровье организации и персонала, увеличивают трудоемкость за счет ненужного труда, уменьшают оперативность решений и действий, повышают затраты ресурсов.

Поэтому необходим периодический аудит организационной системы и системы управления.

Аудит

Ауди́т (от лат. audit — слушает) — процесс и процедуры систематической, независимой и документированной оценки деятельности организации, системы, процессов, проекта или продукта. (ИСО 9000 – 2015)

Организационный аудит – процесс  и процедуры  оценки организационной системы и системы управления и (или) их отдельных элементов.

Цели организационного аудита:

Ø  Предупреждение и выявление нарушений законодательных, внешних нормативных актов и внутренних корпоративных стандартов, ведущих к отрицательным последствиям в деятельности. Установление причин нарушений, снижение величины и вероятности рисков.

Ø  Выявление недостатков, слабых мест и причин их возникновения , препятствующих успешному развитию организации, повышению производительности и оптимизации затрат труда и ресурсов.

Ø  Разработка мероприятий по устранению причин, мешающих развитию организации и направленных на рост результативности и эффективности деятельности.

Ø  Проект реинжиниринга объекта аудита для повышения результативности и эффективности. 

Организационный аудит может быть внутренним (проведение самой организацией) и внешним (проведение сторонней организацией ).

Инициаторами организационного аудита могут быть:

- владельцы (учредители, акционеры);

- руководство организации.

Содержание организационного аудита:

v  Предмет аудита – объект.

v  Цели и задачи аудита объекта – зачем аудит.

v  Программа аудита:

- на основании чего (государственные стандарты, система менеджмента качества, собственные методики и прочее),

- процедуры аудита,

- кто, когда, где,

- технология процесса аудита,

- документы по аудиту.

v   Выполнение программы аудита: сбор данных, формирование аналитической информации, анализ причин и следствий, моделирование изменений. Отчет по аудиту.

v  Проект реинжиниринга объекта аудита.

v  Внедрение проекта реинжиниринга в организационную систему и систему управления.

Процедуры аудита:

1.       Правовая оценка по объекту. Вопросы и показатели оценки.

2.       Оценка организации объекта. Вопросы и показатели оценки.

3.       Оценка управления объекта. Вопросы и показатели оценки.

4.       Кадровая оценка. Вопросы и показатели оценки.

5.       Оценка результативности и эффективности организации и управления объектом  (как влияет на доходы, как влияет на расходы). Вопросы и показатели оценки.

Оценка:

- факторы результативности и эффективности;

- показатели результативности и эффективности: а) от потенциала (имеющиеся возможности и могущие быть использованы для достижения цели, реализации стратегии, плана, решения задачи - что хотим); б) от факта (чего достигли); в) от других базы сравнений по выбору организации.

- выявление причин, а не следствий.

Оценка (evaluation) – мнение, суждение, измерение. Аналитический инструмент или процедура, предназначенная для измерения прямых эффектов, результативности и долгосрочных последствий реализации стратегии, действий, планов, программ, проектов, результатов и других объектов деятельности.

Объекты организационного аудита деятельности:

Ø Содержание  труда: решения, действия, взаимодействия. Время труда.

Ø Организационная система

Ø Система управления

Ø Результативность и эффективность организационной системы, системы управления.

Проекции - составные части объектов организационного аудита:

1.                  Принятие решений

2.                  Выполнение действий по исполнению решений и инициативные

3.                  Взаимодействия при выполнении действий по исполнению решений и инициативные

4.                  Организация времени

5.                  Цели и стратегия

6.                  Организация бизнес-процессов

7.                  Организационная структура

8.                  Кадровая структура

9.                  Организация оплаты труда

10.               Организация управления кадрами

11.               Корпоративные стандарты

12.               Организация инфраструктуры и обеспечение ресурсами

Технология аудита:

-          постановка цели и задач аудита;

-          составление программы аудита;

-          процесс реализации аудита по программе;

-          составление аудиторского отчета;

-          проект реинжиниринга объекта и разработка мероприятий по повышению эффективности, на основании аудиторского отчета;

-          процесс внедрения реинжиниринга.

Программа аудита:

1.                  Объект (предмет). Структура (содержание) объекта.

2.                  Цели. Задачи по целям и структуре объекта. Технология процесса по задачам.

3.                  Вход. Сбор данных по задачам аудита. Методы сбора данных: устное интервью, письменный опрос, изучение документов.

Данные – исходные  знания, факты, сведения об определенном объекте для преобразования их в информацию.

4.                  Обработка и анализ данных . Формирование информации:

- по проблемам, недостаткам, слабостям определение причин;

- SWOT анализ по структуре объекта;

- формулирование факторов устранения причин.

Информация  (лат. information - разъяснение,  изложение) – сведения, данные, факты, систематизированные и обработанные определенным образом, уменьшающие неопределенность в какой либо области, изложенные и передаваемые  любым  способом.

5.                  Составление отчета по аудиту:

- перечень проблем, недостатков;

- причины;

- риски;

- другие аспекты аудита.

6.                  Выход - проект реинжиниринга:

- анализ показателей результативности и эффективности по факторам успешности;

- разработка мероприятий по устранению проблем, нарушений, недостатков и причин этого, а также по реализации резервов результативности и эффективности, по совершенствованию организации и управления объектом;

- проектирование изменений в системы и элементы организации и управления. Модель изменений.

7.                  План внедрения проекта:

- план внедрения изменений: какие, кто, куда, когда, как;

- ознакомление, информирование сотрудников об изменениях: что дают, на что повлияют, что изменится в организации и управлении трудом, мотивации;

- внесение изменений в организационные документы: стандарты, структуру, положения о подразделениях, должностные инструкции, инфраструктуру, ресурсы;

- обучение сотрудников изменениям;

- практическое применение изменений в деятельности посредством системы управления.