Аудит организационной системы. Вопросы и показатели оценки результативности и эффективности.

Что такое  организационная система

Организация - внутренняя  упорядоченность,  согласованность  решений, действий, направленных на достижение  целевых результатов в оптимальном соединении труда с необходимыми ресурсами.

Главная цель организации – сделать усилия производительными (П.Друкер). Производительность усилий выражается в результативности (effectiveness) – делать правильные вещи (doing theright things) и эффективности (efficiency) – делать вещи правильно (doing things right). (П.Друкер)

Система  -  целое,  составленное  из  частей  (греч.),  взаимосвязанное  сочетание  каких  -  либо  частей,  образующих  единое  целое и обладающих дополнительными свойствами, которыми не обладают отдельные части.

Организационная система - комплекс взаимосвязанных и взаимодействующих элементов (ISO 9000. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь) для интеграции в направлении достижения целей и реализации стратегии. 

Комплексность (от лат. complexus-связь) - состав необходимых элементов.

Интеграция (от лат. integrum — целое) — объединение, соединение процессов, ресурсов, труда в намеченный результат.

Организационная система – фундамент и инструмент, который при правильном построении и применении обеспечивает результативность и эффективность деятельности.

Организационная система строится на принципах:

 Разделения труда.

 Технологизации процессов.

 Координации и кооперации в рамках деятельности.

 Формализации (установления) и объявление общих правил, порядка и процедур.

 Подбора и развития персонала в соответствии с содержанием, сложностью и трудоемкостью труда.

 Обеспечения необходимыми инфраструктурой и ресурсами, производительными, безопасными условиями труда.

 Вознаграждения за количество, качество, результаты труда.

 Направления личной заинтересованности на общие результаты труда. 

Значение, роль организационной системы в деятельности

Место организации и управления в результативности деятельности:

Видение _ Миссия _ Цели _ Стратегия _ Организация _ Управление _  Задачи из целей – Процессы – Ресурсы – Труд - Результат 

Цель – что достигнуть. Стратегия – как достигнуть цели. 

Тактика – как организовать и управлять реализацией стратегии. 

Процессы – технология получения результата посредством интеграции ресурсов и труда.

Ресурсы – средства получения результата. 

Труд – совокупность решений, действий, взаимодействий в процессах получения результатов деятельности.

Зачем нужна организация деятельности:

 Определение организационных инструментов и средств функционирования организации и повышения производительности труда.

 Осуществление постоянного процесса управления трудом на базе организационной структуры и применения организационных инструментов для получения целевых результатов.

 Объединение сотрудников, совместно реализующих программу, цели и действующие на основании определенных правил, процедур и порядка. 

 Понимание сотрудников, что делать для реализации труда в результаты.

 Инструмент для согласованных действий, преодоления противоречий между общими и личными интересами, основа для управления исполнителями, подчиненными.

 Способ реализации целей и стратегии в результаты деятельности.

 Инструмент для объединения усилий для производства продукции и получения доходов от деятельности.

 Инструмент оптимизации затрат.

 Способ воздействия на персонал и труд для производительности усилий.

Задачи организации по результативности:

1. Правильность и обоснованность решений.

2. Оперативность решений – информация, обоснованность, делегирование, разделение полномочий, компетенций.

3. Правильность и полнота необходимых действий – разделение труда, технологичность, синтез усилий и взаимодействие, квалификация, балансировка и координация.

4. Оперативность действий – квалификация, оснащенность, рациональность, делегирование полномочий, своевременное и полное обеспечение ресурсами.

5. Наличие необходимых и достаточных ресурсов для решений и действий, их производительного использования.

6. Компетентный и работоспособный персонал.

7. Производительность взаимодействия.

Задачи организации по эффективности:

1. Правильность и количество действий.

2. Рациональность используемых ресурсов.

3. Оптимизация производительности, затрат ресурсов и рисков.

Значение организации труда для персонала состоит в том, чтобы: 

 Ясно понимать цели, задачи, ожидаемые результаты труда.

 Знать правила и процедуры труда.

 Совершенствовать профессиональный и квалификационный уровень.

 Обеспечивать качество выполняемых процессов.

 Строить отношения с сотрудниками.

 Иметь заинтересованность в достижении общих целей, поставленных задач и установленных результатов.

Структура ОС

Организационная система разрабатывается на основании:

 Теории и практики организации и управления трудом и деятельностью.

 Миссии, целей, стратегии.

 Законодательства и нормативных актов РФ.

 Организационно – правовой формы организации. 

 Способов и методов организации и управления.

 Стандартов системы менеджмента качества - ISO.

 Компетенции разработчиков.

 Маркетинговой информации.

 Экономических и финансовых расчетов.

 Других оснований в зависимости от особенностей и специфики организации и деятельности.

Организационная система воздействует на:

1. Субъекты: руководство организации, персонал.

2. Объекты: труд, ресурсы, результаты.

Структура организационной системы
Миссия, цели, стратегия, организационно-правовая форма
Технологические процессы по достижению целей, реализации стратегии
Организационная структура под разделение и специализацию труда Задачи, функции, продукт, показатели результативности центров управления
Система оплаты труда
Корпоративные стандарты: правила, регламенты, инструкции
Кадровая структура (штатное расписание) - кто нужен для труда
Инфраструктура и рабочие места, Обеспечение ресурсами, Условия труда
Персонал: подбор, расстановка, обучение, морально-психологический климат

Практическая реализация организации труда в результаты деятельности осуществляется через  систему управления, которая включает в себя:

 Маркетинг, мониторинг внешней среды и рынков.

 Планирование и бюджетирование деятельности. Модель управления ресурсами.

 Оценка и измерение хозяйственных операций, используемых ресурсов и других  аспектов деятельности.

 Сбор, обработка и предоставление информации.

 Контроль финансово – хозяйственной деятельности.

 Анализ результатов деятельности, выполнения стратегии.

 Оперативное управление (административное руководство, мотивация, психологическое воздействие).  

Организационная система – постоянно развивающий инструмент для управления деятельностью, он должен соответствовать изменяющимся реалиям, использовать инновационные методы организации и управления, совершенствоваться.

Технология формирования организационной системы:

1. Руководствуясь основаниями для разработки системы, выбрать организационно-правовую форму, определить структуру высших органов управления, утвердить устав, осуществить другие процедуры по законодательству РФ.

2. Определить комплекс элементов организационной системы.

3. Разработать форму, содержание и алгоритм работы каждого элемента.

4. Определить факторы и показатели воздействия каждого элемента на результативность и эффективность.

5. Определить механизм интеграции элементов в систему.

6. Осуществить организацию действий по бизнес-процессам: маркетинга; разработке товара, технологий производства, продажи; производства товара; сбыта; организации и  управления деятельностью.

7. Определить организационную структуру, исходя из бизнес-процессов, то есть, как управлять ей для реализации стратегии.

8. Установить какая инфраструктура необходима: место производства, помещение, обеспечение энергией, материалами, экологических требований, логистика, оборудование и другие средства труда.

9. Спроектировать потребность в ресурсах для реализации стратегии и источники финансирования.

10. Определить кадровую структуру и потребность в кадрах (квалификация и трудоемкость), требования к кадрам (должностные и рабочие инструкции). 

11. Разработать систему оплаты и стимулирования труда.

12. Спроектировать систему управления: планирование, информация, измерение и оценка, контроль, анализ, стимулирование, административное управление.

13. Осуществить подбор лидеров и исполнителей.

14. Внедрить организационную систему в практическую деятельность посредством системы управления.

Содержание подсистем (элементов) ОС, их значение

Структура организационной системы позволяет осуществлять наиболее производительное и эффективное воздействие на ключевые факторы результативности деятельности:

1) Продукция (товар).

2) Выручка от продажи товара.

3) Рациональные затраты на продукцию, обеспечение и управление деятельностью.

4) Производительность труда.

5) Компетентный персонал.

Назначение подсистем в организационной системе, значение подсистем для факторов результативности деятельности:

Элементы (подсистемы) организационной системы	Назначение подсистем в организационной системе	Значение подсистем для результативности и эффективности деятельности
Организационная основа деятельности: миссия, цели, стратегия, принципы, основополагающие документы	- Какую деятельность ведем, зачем, почему - Модель осуществления деятельности - Постановка целей деятельности - Определение стратегии – сценарий, как достигаем целей, ключевые факторы успеха - Порядок принятия и исполнения стратегических решений - Юридическая форма деятельности - Основополагающие документы, регулирующие деятельность - Высшие органы управления, их полномочия, ответственность -Порядок формирования и распределение капитала - Организационная система - Система управления - Назначение руководителя - Основа проектирования системы бизнес-процессов, организационной и кадровой структуры (разделения и кооперации труда), мощности производства, потребности в ресурсах, привлечения персонала, разработки корпоративных стандартов	- Видение перспектив развития -Идентификация потребителей, товара, рынков - Установление целей и стратегии производства и продажи товара, получения выручки -Определение возможностей развития и потребности в инфраструктуре, ресурсах, инвестициях - Прогноз рентабельности - Фактор оптимизации рисков - Привлечение капитала и инвестиций
Подсистема бизнес-процессов деятельности	- Состав ключевых бизнес-процессов осуществления конкретной деятельности - Инжиниринг и реинжиниринг каждого бизнес-процесса - Взаимодействие бизнес-процессов в общей системе - Интеграция труда и ресурсов в результаты - Управление бизнес-процессами - Возможности автоматизации, механизации, информатизации бизнес-процессов, сертификация качества продукции (ISO 9000 и др.) - Основа проектирования организационной и кадровой структуры (разделения и кооперации труда), мощности производства, потребности в ресурсах, привлечения персонала, разработки корпоративных стандартов	- Производство и сбыт продукции (выручка) и получение других результатов деятельности - Расчет необходимых и достаточных ресурсов - Фактор затрат ресурсов по количеству, качеству, стоимости, в оптимизации с результатами - Конкурентные преимущества для дополнительного дохода - Фактор производительности труда - Фактор оптимизации рисков - Привлечение капитала и инвестиций
Подсистема организационной структуры	- Разделение и специализация труда – организационная структура ЦУ -Проектирование центров управления (ЦУ) – делегирование прав и ответственности - Постановка задач и функций ЦУ - Содержание труда - Определение потребности в лидерах . кадрах и других ресурсах - Распределение ресурсов между ЦУ - Определение показателей результативности и эффективности ЦУ - Основа для управления деятельностью - Основа проектирования кадровой структуры, оплаты и стимулирования труда, мощности производства, потребности в ресурсах, привлечения персонала, разработки корпоративных стандартов	- Выполнение бизнес-процессов, задач, функций: продукция, выручка, обеспечение и управление деятельностью - ЦУ - центры затрат, там поглощается основная стоимость ресурсов, осуществляется оптимизация затрат с результатами - В ЦУ ресурсы, труд интегрируются в продукцию в количественном, качественном, стоимостном измерении - Формируются человеческий (трудовой), организационный, социальный капиталы -  Конкурентные преимущества для дополнительного дохода - Фактор производительности труда - Привлечение капитала и инвестиций
Подсистема структуры кадров и оплаты труда	- Потребность в кадрах - проектирование профессионально-квалификационной структуры кадров (штатное расписание) под содержание и сложность труда - Трудоемкость труда - потребность в кадрах Расчет плановой численности - Разработка системы оплаты труда - Планирование труда и фонда заработной платы - Оплата (мотивация) труда за выполнение задач (заданий), функций, обязанностей -  Оценка персонального труда и результатов - Основа проектирования трудовой мощности производства, обеспечения и управления,  потребности в ресурсах, привлечения персонала, разработки корпоративных стандартов	- Трудовой потенциал для производства, продажи продукции, обеспечения и управления деятельностью - Производительность труда через реализацию потенциала, численность персонала, мотивацию - Фактор затрат на кадры, в оптимизации с результатами - Определение точки безубыточности, прямые и косвенные, постоянные и переменные затраты, бюджетирование денежных потоков
Подсистема внутренних стандартов	- Регламентация корпоративных стандартов к законодательству, внешним стандартам, нормативным актам - Разработка правил, регламентов производства продукции по факторам: процессы, ресурсы, труд - Производство продукции в соответствии с государственными и внутренними стандартами качества Порядок, правила труда – дисциплина труда - Взаимодействие персонала в труде - Технологичность, унификация  и рационализация бизнес – процессов, труда - Подбор персонала по определенным критериям - Обеспечение необходимого качества информации для принятия и исполнения решений - Понимание требований, условий, оценки труда для мотивации достижений - Снижение рисков конфликтов - Основа управления деятельностью - Основа проектирования организационной и кадровой структуры, потребности в ресурсах, привлечения персонала	- Производство продукции(выручка) согласно стандартов организации - Формирование себестоимости в соответствии с корпоративными стандартами  - Предотвращение потерь, убытков путем контроля исполнения стандартов - Мотивация производительности труда на основании стандартов - Оптимизация производительности и затрат за счет дисциплины труда, контроля - Снижение рисков деятельности
Подсистема ресурсов	- Инфраструктура для деятельности - Маркетинг рынков ресурсов - Определение потребности в необходимости и достаточности ресурсов для производства, продажи продукции, обеспечения и управления деятельностью - Привлечение источников финансирования   - Обеспечение ресурсами бизнес-процессов, центров управления по номенклатуре, срокам, объемам - Формирование активов и пассивов - Условия для производительного, безопасного труда персонала Основа проектирования организационной и кадровой структуры, мощности производства,  привлечения персонала, разработки корпоративных стандартов	- Производство и продажа товара, обеспечение и управление деятельностью (выручка) - Конкурентные преимущества в ресурсах для дополнительного дохода - Фактор затрат ресурсов по количеству, качеству, стоимости, в оптимизации с результатами - Привлечение инвестиций - Фактор производительности труда - Привлечение капитала и инвестиций
Подсистема персонала	- Поиск, подбор и найм персонала в соответствии со штатным расписанием, должностными и производственными инструкциями, внутренними стандартами -  Расстановка персонала в зависимости от компетенций и результатов труда - Обеспечение безопасности труда - Управление персоналом - Обучение, развитие трудоспособности персонала - Оценка достижений персонала - Труд персонала обеспечивает качество и уровень функционирования других подсистем, их влияния на результативность - Основа проектирования трудовой мощности производства, потребности в ресурсах - Создание комфортного, психологического микроклимата - Формирование человеческого, организационного, социального капиталов	-Привлечение компетентного персонала - Производство, продажа продукции (выручка) - Фактор затрат на персонал - Фактор затрат ресурсов   по количеству, качеству, стоимости, в оптимизации с результатами - Фактор производительности труда - Рост человеческого, организационного, социального капиталов (капитал знаний) - Конкурентные преимущества для дополнительного дохода
Система управления организацией	- Маркетинг и мониторинг изменений внешней среды - Направление и применение организационной системы на  реализацию целей и стратегии, результативность и эффективность - Принятие и выполнение обоснованных решений - Координация усилий в совместном труде, оперативность действий и взаимодействий - Управление организационными подсистемами в процессах, центрах управления - Формирование  ресурсной базы, распределение ресурсов между процессами, центрами управления - Планирование труда, ресурсов - Обеспечение информацией - Оперативное воздействие на персонал - Контроль и анализ деятельности и результатов - Оценка результативности и эффективности деятельности - Стимулирование результатов - Выявление возможностей, угроз, сильных и слабых сторон деятельности, резервов развития - Предотвращение отрицательных результатов, злоупотреблений, организационных патологий	Направление и применение организационной системы и системы управления на факторы результативности и эффективности Достижение плановых показателей результативности и эффективности деятельности

 Интеграция элементов организации в систему

Постоянная интеграция всех подсистем в общую организационную систему осуществляется посредством:

 Приложения предпринимательских и организаторских способностей руководителей (лидеров). 

 Практического использования комплекса организационных подсистем для труда и деятельности.

 Применения системы управления к организационной системе. 

Предпринимательские способности (предприниматель):

 видение возможностей;

 лидерские качества (воля, влияние на людей, компетенции, умения организовывать, управлять, устанавливать коммуникации, договариваться, решать, обдуманно рисковать и другие);

 стратегическое мышление;

 инициатива, активность;

 оценка рисков и последствий.

Организаторские способности:

 знание основ организации труда: организационная система, система управления организацией (планирование, информация, контроль, анализ, оценка, стимулирование);

 качество решений и действий, уметь достигать результативности (effectiveness) – делать правильные вещи (doingtherightthings) и эффективности (efficiency) – делать вещи правильно (doingthingsright) (П. Друкер);

 подбор кадров, умение создавать команду;

 положительно воздействовать на персонал административными и стимулирующими мерами.

Вопросы по аудиту результативности и эффективности организационной системы:

1. Сформирована ли организационная система? На основании чего?

2. Какой комплекс элементов включает организационная система? Является ли системой, применяются ли все элементы?

3. Наличие системы управления организацией?

4. Как практически применяются элементы организационной системы?

5. Какими корпоративными стандартами регулируется? Применяются ли они на практике? Соблюдаются ли стандарты?

6. Применяется ли система менеджмента качества (СМК)? Сертифицирована ли она?

7. Проводился ли аудит  СМК? Его заключения? Исправлялись ли недостатки?

8. Кто отвечает за разработку, применение, совершенствование элементов и организационной системы в целом?

9. Осуществляется ли интеграция элементов системы? Как?

10. Осуществляется ли SWOT-анализ организационной системы? Периодичность? Динамика в результатах анализа?

11. Проводился ли инжиниринг (реинжиниринг) бизнес-процессов? Как часто? По каким основаниям? Формализована ли технология бизнес-процессов в документах? Случаи неисполнения, нарушения технологий, их последствия?

12. Формализована ли организационная структура в документах? Применяются ли документы (положения, инструкции) для практического использования, в управлении ЦУ, сотрудниками? 

13. Наличие кадровой стратегии и политики? Их реализация?

14. Стандарты по оплате труда, их качество, исполнение?

15. Наличие системы корпоративных стандартов, полнота, качество? Исполнение корпоративных стандартов на практике?

16. Наличие (отсутствие) проблем в организации:

- Недостаток предпринимательских способностей у руководителей разного уровня. Отсутствие лидеров, голов.

- Не правильное, неумелое управление ресурсами, недостаток в ресурсах.

- Качество и оперативность решений.

- Отсутствие рентабельности, низкая рентабельность.

- Сбои в обеспечении ресурсами.

- Излишняя численность.

- Низкая квалификация кадров.

- Издержки по ошибкам.

- «Черные и серые» затраты.

- Стрессовая работа из-за некоординации, плохого взаимодействия центров и сотрудников.

- Периодические кризисы.

- Сегодняшние выгоды в ущерб завтрашним выгодам в большем объеме.

- Не способность к конкуренции.

- Комплекс причин.

- Другие проблемы.

17. Проводятся ли мероприятия по совершенствованию организационной системы? Как часто и в каких случаях?

18. Показатели результативности и эффективности организационной системы:

- Достижение поставленных целей и реализация генеральной стратегии и локальных стратегий.

- Качество элементов организационной системы на основе анализа и оценки организационного аудита.

- Анализ влияния элементов организационной системы на результативность и эффективность деятельности. Отклонения – причины.

- Финансовые показатели: выручка, себестоимость, прибыль, рентабельность, чистый приток денежных средств, финансовая устойчивость и другие.

- Показатели по качеству инфраструктуры и ресурсов: производительность, фондоотдача, физический и моральный износ, технический уровень,  и другие. 

- Показатели по эффективности инвестиций. 

- Показатели по труду и заработной плате: производительность труда, средняя заработная плата, соотношение роста производительности и роста средней заработной платы и другие.

- Показатели по персоналу: численность, состояние трудовой дисциплины, текучесть кадров и другие. 

- Показатели по спецоценке условий труда, охране труда. 

- Другие показатели в зависимости от специфики организации и особенностей деятельности.

Способы анализа показателей:

 Динамика показателей по периодам.

 Сравнение различных показателей. Использование признанных алгоритмов.

 Отклонение с причинами.

 Сравнение с планом, фактом, нормативами, рынком.

 Совершенствование и изменяемость отдельных показателей по мере развития деятельности.

Для оценки результативности и эффективности также используются показатели по аудиту отдельных объектов.