среда, 2 сентября 2009 г.

Организационное структурирование бизнеса

Аннотация.

Бизнес – это деятельность по производству товара, работ, услуг для удовлетворения потребностей общества. Ключевое понятие в этом определении – деятельность людей. Люди отличаются тем, что они имеют цель, принимают решения, то есть делают выбор из возможных средств, способов действий, которые позволят достичь поставленной ими цели. Тем самым бизнес-деятельность есть совокупность действий в соответствии с принятым решением, которая рождает определенный результат, совпадающий или отличающийся от цели. Значит, решения, и действия по их реализации предполагают цельность, альтернативность, активность в совокупности процессов (последовательных и (или) параллельных) по выполнению решения. Чтобы обеспечить целенаправленность деятельности, необходимо ее структурировать и систематизировать в каждой организации, с учетом особенностей, то есть понять, кто, как будет принимать решения, осуществлять действия, что для этого нужно иметь. Деятельность должна приносить выгоды и пользу, то есть конкретные результаты.
Какие выгоды приносит применение структуризации и систематизации деятельности, каким образом она осуществляется - ответам на эти вопросы и посвящена настоящая статья.


Что такое структурирование и систематизация бизнеса?

Любая деятельность людей, особенно если в ней участвуют более одного человека, требует структуризации, то есть разделения на кто, что решает и делает для общих бизнес целей, а также последующей систематизации, то есть согласования действий для достижения результата. Бизнес деятельность человека есть совокупность принимаемых и исполняемых решений, направленных на достижение поставленных целей. Значит, достижение поставленных целей зависит от качества решений и их исполнения. Качество определяется правильностью и комплексностью принимаемых и выполняемых решений во взаимосвязанности бизнес-процессов, синтезирующих достижение поставленных целей, то есть системой принятия и исполнения решений.
Система принятия и исполнения решений – это организованный и взаимосвязанный процесс принятия и исполнения бизнес решений на основе разделения труда, установления ответственности и кооперации в процессах, получения достаточной и необходимой информации, выбора решений и действий из альтернатив с учетом рисков и оценка результата. Это означает, что бизнес необходимо структурировать в определенных проекциях, функциях, направлениях, процессах, и систематизировать как в обеспечении принятия целевых стратегических решений, так и осуществления действий для их выполнения.
Система принятия и исполнения решений в бизнесе воспроизводится в виде организационной структуры.
Организационная структура – это упорядоченная система принятия решений для достижения бизнес целей. Система предусматривает организацию и управление бизнес процессами, распределение ресурсов под задачи между центрами решений, уровнями и звеньями структуры, взаимодействие и координацию действий между процессами и внутри них, подбор и развитие персонала в соответствии поставленными задачами, комплексную и индивидуальную оценку результатов.
Организационная структура должна обеспечивать:
- Обоснованность принимаемых решений за счет разделения труда.
- Оперативность решений и действий за счет постановки конкретных задач, делегирования прав и полномочий, ответственности за результаты.
- Объединение усилий участников организации для получения целевых результатов.
- Увязку взаимодействия между структурными элементами: коммуникации и информация.
- Результативность и эффективность действий за счет распределения необходимых и достаточных ресурсов.

Назначение и роль структуры в бизнесе заключается:

- Во взаимодействии между собственниками и управляющими.
- В определении стратегических направлений деятельности.
- В построении системы подготовки, принятия и исполнения решений (кто, когда, как).
- В делегировании прав и ответственности по направлениям бизнес-деятельности.
- В возможности стандартизации и регламентации деятельности.
- В установлении управленческой модели: функции, цели, задачи, процессы, показатели, индикаторы, результаты.
- В установлении информационной модели управления: кому, от кого, какая, когда.
- В установлении кадровой модели – потребность в кадрах, соответствующих необходимому труду: профессиональная, численная, квалификационная.
- В установлении финансовой модели: распределение ресурсов, активы, пассивы, доходы, расходы, центры финансовой ответственности.
Тем самым роль и назначение организационной структуры состоит в «разделении» деятельности на проекции и направления для специализации и концентрации в решениях и действиях, синтезе (объединении) усилий и компетенций личностей в выполняемых функциях, которые обеспечивают синергетический эффект в достижении намеченных результатов.

Кому, для чего и зачем нужна структуризация и систематизация?

Структуризация и систематизация бизнес-деятельности необходима акционерам и исполнительной дирекции для управления бизнесом на основе постановки стратегических задач и определения ожидаемых результатов; выделения полномочий в решениях, действиях; разделения труда; распределения ресурсов; эффективного использования специализированных компетенций (знаний и умений) персонала для концентрации усилий в отдельных направлениях бизнеса на достижение общих целей.
Организационная структура играет такую же роль в бизнесе, как например скелет для человека, ствол для дерева. На их основе функционируют остальные органы. Поэтому в структуре часто скрыты причины сложностей в бизнес деятельности, низкой его результативности и эффективности. Альтернатива структурированию – рассогласованность действий, низкая результативность и эффективность деятельности.
Цель структурирования – создание эффективной системы принятия и исполнения решений для выполнения миссии, реализации целей и получения финансовых результатов хозяйственной деятельности бизнеса – прироста стоимости капитала за счет прибыли, гуд-вилла и других, а также достижения конкурентных преимуществ на рынках: потребительском, финансовом, кадровом и других. Необходимость структурирования – в идентификации роли основных участников, налаживании их взаимодействия в достижении общих целей, обеспечении ресурсами.
Структура – не самоцель, это инструмент управления, с помощью которого можно повысить производительность совместного труда участников бизнеса (П.Друкер).
В структуре, высшие органы управления определяют разделение полномочий в подготовке и принятии стратегических и ключевых решений, роль, назначение каждого органа в бизнес деятельности.
Высшие органы управления выбирают исполнительный орган единоличный или коллективный, для реализации своих целей и руководящих действий. В основу исполнительной организационной структуры кладется делегирование полномочий, предоставленных исполнительному органу согласно Уставу.
Исполнительный орган определяет в структуре, как будет организовано управление достижением целей, поставленных собственниками, на базе выделения функций в разделении труда, постановке им задач, делегировании им прав и ответственности, обеспечении ресурсами.
В структуре заинтересованы и работники, она необходима им для понимания своих функций, целей и задач, выполняемых процессов, а также прав, полномочий, ожидаемых результатов, правил взаимодействия и мотивации.
Организационная структура уникальна для каждого конкретного бизнеса, поскольку бизнес направлен на внешнюю по отношению к нему среду и там добивается реализации своих целей. Изменение условий, стадий в развитии бизнеса будет требовать изменений и в структурировании, основываясь на миссии, системе ценностей, принципах заложенных в основание структуры бизнеса.
Организационная структура – это формализация и гибкость одновременно. Бизнес динамичен, поэтому структура должна развиваться, подстраиваться под особенности бизнеса, лидеров и возможности, то есть помогать осуществлять деятельность осознанно и эффективно.

Чем регулируется, на базе чего строится структура организации?

Необходимость образования и функционирования высших органов управления регулируется Законами об обществах, некоммерческих организациях, гражданским, трудовым кодексами, другими законодательными актами РФ, а также обычаями делового оборота .
Внутренними документами, регулирующими создание и функционирование организационной структуры, являются:
- Миссия, система ценностей.
- Устав и учредительный договор.
- Стратегия.
- Положения о высших органах управления.
- Протоколы решений высших органов управления.
- Процедуры и регламенты выполнения процессов (операций).
- Правила внутреннего распорядка.
- Другие внутренние документы по регулированию деятельности в зависимости от уникальности бизнеса.
При этом часть внутренних документов являются обязательными для применения: устав, учредительный договор, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, другие: миссия, стратегия, положения о подразделениях, должностные инструкции и прочие, являются обычаями делового оборота. Но для организации бизнеса они важны одинаково, так как являются составляющими системы управления, взаимно дополняют друг друга.
Общее представление, что организационная структура есть только наглядное изображение структурных элементов: руководящих управляющих, подразделений, схемы подчинения. Это очень ограниченное понимание организационной структуры.
Исходя из роли организационной структуры, она должна представлять комплекс взаимодополняющих элементов, которые обеспечивали бы систематичность принятия и исполнения решений. Поэтому организационная структура включает в себя следующие системные элементы:
- Структура высших органов управления с уставным разделением полномочий.
- Цели.
- Стратегия - способы, средства достижения целей.
- Система управления бизнесом: основные стратегические направления деятельности, инициативы, движущие силы, сбалансированные показатели, индикаторы, технология бизнес процессов.
- Схема организационного строения бизнеса, в которой отражаются форма построения, уровни и центры управления (управляющие, подразделения) с указанием подчиненности.
- Положения о структурных элементах, в которых устанавливается их роль в бизнесе: задачи, права, ответственность и другие параметры деятельности.
- Регламенты и процедуры вынесения решений, взаимодействия, обеспечения ресурсами и прочее (система корпоративных стандартов).
- Штатное расписание – профессиональная, квалификационная, численная структура.
- Должностные инструкции для сотрудников.

Такое воплощение организационной структуры позволяет обеспечивать организацию и управление достижением целей от высших органов управления бизнесом до конкретного исполнителя, увеличивая возможности рационального и эффективного использования ресурсов, роста капитала.

Как применяется структурирование?

Отношение к организационной структуре в реалиях российского бизнеса, носит как правило формальный и упрощенный характер, что это застывшая иерархическая форма, которую нужно менять только в силу каких–то исключительных обстоятельств, часто в угоду амбициям, а не нуждам бизнеса. А ведь структура отражает, каким образом осуществляется синтез решений и действий для получения целевых стратегических результатов.
Формализацией целей, функций, задач, прав, обязанностей, руководитель определяет и доводит до сведения персонала ожидаемые от него решения и действия, а также необходимое для достижения поставленных целей взаимодействие с другими субъектами бизнеса, количество и качество предоставляемых ресурсов. Формализация – это формирование документов по организационному управлению, которые являются основополагающей частью общего документооборота, системы корпоративных стандартов организации. Документооборот определяет структуру и качество информации, получаемой в системе управления и являющейся основанием для принятия решений.
Кроме того, организационная структура – это основа для расчета необходимых ресурсов для решения задач. Структура – важная неотъемлемая часть бизнеса, отражающая его стратегическое развитие, значит, она должна соответствовать всем изменениям, происходящим в нем. Тогда она работает на повышение результативности и эффективности бизнес деятельности. Не соответствие структуры изменениям в бизнесе приводит к проблемам, противоречиям, может деформировать деятельность. В аналогии с организмом человека – если жизнедеятельность не соответствует особенностям организма, то возникает заболевание, которое требует лечения, либо операции. Поэтому необходимо постоянно осуществлять мониторинг всех элементов организационной структуры на соответствие целям и стратегии бизнеса, повышению его результативности.
То есть организационная структура должна быть гибким инструментом управления, постоянно соответствовать изменениям, происходящим в бизнесе. Чтобы не допускать дезорганизации, необходимо постоянно управлять функционированием структуры, как системой.
Для концентрации усилий и координации действий по реализации стратегии, применения системы управления реализацией стратегии можно предложить ввести функцию – управление стратегией (структурой), в ее комплексном понимании:
- Планирование деятельности (разработка и реализация стратегии).
- Сбор, анализ информации, оценка ключевых показателей и индикаторов.
- Контроль выполнения правил, процедур. Оценка рисков.
- Комплексный анализ результатов: рыночных, товарных, финансовых, кадровых и других.
Качество развития бизнеса устанавливается по отклонениям, причинно – следственным связям в стратегических показателях.
Данную функцию может осуществлять комитет по стратегии при общем собрании, Совете директоров либо директор по управлению в исполнительном органе. В их обязанности должно входить:
1. Координация работы высших органов управления в реализации стратегии.
2. Организация и управление взаимодействием внутри организационной структуры.
3. Контроль реализации стратегических целей.
4. Управление системой реализации стратегии.
5. Оценка эффективности деятельности подразделений, получаемых результатов реализации стратегии.
6. Контроль соблюдения положений организационной структуры и системы корпоративных стандартов.
7. Внесение предложений по совершенствованию структуры в зависимости от изменений в бизнесе, стратегии.
Данную функцию, возможно передавать на аутсорсинг, тогда будет обеспечиваться независимость оценок по уровню корпоративного управления, но у аутсорсера возникает сложность понимания взаимодействия персонала, отсутствует оперативность в реагировании на изменения.

Эффективность структуры – как измерить, оценить?

Структура организации – это прочная основа построения бизнеса, но обязательно приспосабливаемая к изменениям в бизнесе, она должна соответствовать стратегии, отражать организацию бизнес процессов и опираться на качество персонала, который реализует стратегию, осуществляет процессы, делает результаты.
Эффективность структуры – достижение стратегических результатов:
- Преимущества в конкурентной способности на рынках: потребительском, товарном, ресурсов.
- Прибыльность.
- Положительный дисконтированный приток денежных средств.
- Разработка и внедрение инноваций.
- Окупаемость инвестиций.
- Увеличение добавленной стоимости.
- Уровень использования ресурсов.
- Образование гуд – вилла.
- Другие.
Результаты – плод принимаемых решений и исполняемых действий. Эффективность структуры должна обеспечиваться на всех уровнях: высших органов управления; исполнительного органа управления; подразделений; сотрудников.
Затраты на структурирование окупаются за счет снижения потерь ресурсов от использования излишних звеньев, плохой организации и управления трудом, потери ключевых специалистов, неправильной оценки результатов деятельности центров управления, сбалансированности развития стратегических проекций, получения качественной информации для решений.
Аспекты оценки эффективности, какую роль структура играет для достижения целей бизнеса:
1) Высшие органы управления. Правильность решений ВОУ: реализация стратегии, рыночный, товарный, кадровый потенциал, прибыль, прирост стоимости капитала, гуд – вилл. Если отрицательные результаты, то возможные причины: ошибочность стратегии, кадровых решений, не соответствие структуры стратегии, высокие издержки по структуре, не сбалансированность деятельности по стратегическим направлениям, не качественная информация и другое.
2) Исполнительный орган управления. Правильность решений исполнительной дирекции - достижение стратегических показателей по направлениям деятельности: рыночных, товарных, производственных, управленческих, трудовых, финансовых и других. Обуславливается: балансированием развития стратегических проекций, управленческих функций; соответствием структуры стратегии; четкостью и ясностью поставленных задач; делегированием прав и ответственности; достаточностью, но не излишеством ресурсов; выполняемостью решений; соблюдением установленных правил и процедур, технологий процессов; разработкой и внедрением инноваций; выполнением стратегических показателей; приростом стоимости капитала; приростом трудового потенциала, инициативностью; преимуществами во влиянии на потребителя, в товарных предложениях. Отрицательные результаты, то причины: решения, действия, плохая организация и управление, ошибочность кадровых решений, нарушения в применении структуры, не качественность получаемой информации и другие причины.
3) Подразделения. Выполнение действий по принятым решениям в необходимом объеме, с признанным качеством, в установленные сроки. Обуславливается четкостью и ясностью задач перед персоналом, компетентностью руководителя, квалификацией специалистов, условиями труда, мотивацией, высоким уровнем применяемых средств производства, внедрением инноваций, достаточностью ресурсов, инициативностью в предложениях по совершенствованию деятельности, активностью в действиях. Отрицательные результаты, то причины: организация и управление; качество и полнота выполняемых процессов, их уровень; недостаточная квалификация персонала, не соответствующая уровню необходимого труда (низкая результативность); плохое взаимодействие для выполнения задач; не качественность получаемой информации; неоцененность инициатив сотрудников; неправильная расстановка персонала; недостаточная мотивация и другие причины.
4) Персонал. Осуществление конкретных процессов по поставленным задачам, обеспечивающих получение установленных результатов. Обуславливается четкостью и ясностью поставленных задач; инициативой; предложением инноваций; организацией и управлением трудом; обеспечением условий труда, необходимых для реализации задач; накоплением трудового потенциала для развития; обретением исключительных компетенций для получения конкурентных преимуществ; увеличением добавленной стоимости; эффективным использованием ресурсов. Отрицательные результаты, то причины: непонятность задач, плохая организация труда и управляемость, недостаточная квалификация, моральный климат, отсутствие взаимодействия и мотивации, другие причины.
Оптимальность и эффективность структуры может проверяться следующими показателями:
- Качество решений, их результативность.
- Динамика по ключевым показателям эффективности: доход, прибыль, рост стоимости капитала, окупаемость инвестиций и другие.
- Динамика показателей по оценке конкурентных позиций на рынках по методикам MBO, SWOT, BCG или другим.
- Динамика показателей по управлению персоналом (производительность, прирост добавочной стоимости, есть ли кадры, создающие стоимость, текучесть кадров, рост заработной платы и другие).
- Размер гуд - вилла.
Структуризация и систематизация позволяет извлекать выгоды и пользу. Приводятся в таблице.


Эффективность структурирования и систематизации деятельности определяется качеством организации и управления в основных составляющих бизнеса: решениях, ресурсах, результативности.

Как и когда изменять, совершенствовать структуру?

Структура организации постоянно используемый инструмент управления. Изменения в бизнесе, такие как: стратегия, балансирование проекций, направлений, новые процессы, изменения в масштабах, новые рынки и способы продвижения товаров, кадровые перестановки и другое, должны отражаться в структуре, во всех ее составляющих, чтобы обеспечивать реализацию изменений. В зависимости от необходимости изменений, их причин совершенствуются либо все связанные элементы структуры, либо часть их. Главное отслеживать актуальность, своевременность, направленность и совершать изменения до наступления проблем. «Тот кто не движется вперед, движется назад».
Направления оптимизации действующей структуры:
- Повышение качества и оперативности принимаемых решений.
- Динамичность – изменяемость под изменения в бизнесе. Иерархичность с эластичностью.
- Результативность и эффективность действий.
Направления реализуются через понимание:
- Организация, как оркестр: каждый знает и играет свою роль (партию), вместе общую мелодию.
- Ключевые сотрудники – партнеры, а не простые исполнители. Кадры – главный ресурс организации.
- Конкретные задачи из общей стратегии (мелодии), но исполнение за партнерами.
- Ориентир – на потребителя: превосходство в товаре, качестве, цене, но рождается внутри организации, опираясь на возможности и ресурсы.
- Обязательное измерение результатов для оценки движения и развития.
- Привлечение компетентных лидеров под поставленные задачи.
- Организация и управление решениями и действиями в структуре.
- Применение информационных технологий на основе структурирования и систематизации информации в организационной структуре.
- Рациональность затрат – отсутствие излишних звеньев, применение аутсорсинга, обоснованность распределения ресурсов по направлениям, звеньям в соизмерении с их участием в получении дохода от деятельности.
Итак, структурирование и систематизация – необходимый инструмент для построения и управления организацией, который не теряет свою актуальность. Поскольку бизнес -решения должны превращаться в сбалансированные, согласованные и обоснованные действия всех участников на достижение поставленных целей. При этом взаимодействие обязательно должно быть комплексным, системным, то есть охватывать все элементы и взаимосвязи структурирования, обогащаться теорией и практикой управления. Утверждения о потере значимости организации в условиях быстроты изменений современного бизнеса, не противоречат и не снижают роли структурирования, так как совместная деятельность людей для достижения бизнес - целей всегда требует разделения труда, координации усилий для синергии, а значит структурирования и систематизации.
Развитие бизнеса определяется способностью лидеров и качеством, эффективностью организации и управления всеми аспектами бизнеса для достижения целей.

Выводы.
Для повышения эффективности бизнеса требуется структурирование и систематизация деятельности, которые являются основой для:
1. Подготовки и принятия обоснованных решений за счет разделения компетенций и делегирования прав и ответственности, сбора и обработки качественной информации.
2. Организации и управления действиями по выполнению принятых решений.
3. Выявления потребности в ресурсах, их распределении под цели и задачи.
4. Привлечения и использования персонала. Развитие и применение знаний для формирования уникальных компетенций.
5. Измерения и оценки результатов деятельности.

Комментариев нет:

Отправить комментарий